Отчет о работе экспертно-проверочной  комиссии  управления государственной архивной службы Новосибирской области за 2010 год

В 2010 году проведено 15 заседаний экспертно-проверочной комиссии управления государственной архивной службы (ГАС) Новосибирской области, в том числе одно совместное заседание экспертно-проверочной комиссии управления государственной архивной службы и центральной экспертной комиссии департамента здравоохранения Новосибирской области и два выездных заседания в г. Искитиме и р.п. Коченево.
Работа ЭПК проводилась в плановом порядке в соответствии с Планом работы ЭПК на 2010 год.
На заседаниях ЭПК были рассмотрены  следующие вопросы:
- о работе ЭПК управления ГАС за 2009 год и плане работы на 2010 год;
 - о работе экспертно-методической комиссии ГБУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» за 1-е полугодие 2010 года;
- о выполнении плана-графика представления описей дел постоянного хранения и по личному составу от организаций-источников комплектования ГБУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» на рассмотрение ЭПК управления ГАС за 1 квартал, 1-е полугодие, 3 квартал 2010 года;
- об итогах описания фондов личного происхождения ГБУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» в 2009 году (на  1-м заседании), а также в 2010 году (на последнем заседании);
- о продлении срока временного хранения документов 2-х организаций: планово-экономического управления мэрии города Новосибирска и  Сибирского научно-исследовательского института геологии, геофизики и минерального сырья (СНИИГГи МС);
- об увеличении срока хранения  утвержденных списков лиц, награжденных Памятным знаком «За труд на благо города» в связи с юбилейными датами города Новосибирска;
- о завершении розыска и снятии с учета утраченных дел организаций – источников комплектования архивных органов и учреждений  области: из состава Архивного фонда за 2010 год были исключены 146 дел 12 организаций, не обеспечивших сохранность архивных документов;
-  о создании объединенных архивных фондов «Органы городского самоуправления г. Колывани» и «Мещанская управа и мещанский староста г. Колывани»;
- об организации работы медицинских архивов в организациях и учреждениях здравоохранения Новосибирской области.
    Кроме того, на заседаниях ЭПК были приняты решения:
- об активизации работы ГБУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» по выявлению держателей личных фондов и пополнению Архивного фонда Новосибирской области новыми документами личного происхождения;
- о работе отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства по своевременному проведению проверок наличия и состояния дел Архивного фонда Новосибирской области в организациях–источниках комплектования с обязательным составлением актов проверки наличия и состояния дел, в т. ч.  в объединенных ведомственных архивах, а также по своевременному исключению организаций из списка источников комплектования;
- о внесении до 31.03.2011 в действующие договоры о сотрудничестве с негосударственными организациями-источниками комплектования изменений и дополнений о сроках временного хранения и передаче на государственное хранение документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации и Новосибирской области;
- о рассмотрении вопросов о завершении розыска и снятии с учета утраченных дел постоянного хранения на заседаниях ЭПК управления ГАС в присутствии представителей организации, в которой произошла утрата документов;
- о переоформлении Списков фондов  отделов архивной службы администраций Куйбышевского и Венгеровского районов.
Экспертно-проверочной комиссией  в 2010 году рассмотрены и согласованы:
- порядок и схема учета архивных документов в ГБУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» разработанные специалистами ГБУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области»;
- типовые номенклатуры дел окружной (территориальной) и участковой избирательных комиссий и Порядок хранения и передачи в архивы документов, связанных с проведением выборов депутатов Новосибирского областного Совета депутатов пятого созыва;
- примерная номенклатура дел архивного органа администрации района (городского округа) Новосибирской области;
- типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии центральной районной (городской) больницы (источника комплектования) и типовое положение об архиве центральной районной (городской) больницы (источника комплектования), разработанные специалистами управления ГАС;
- план-график представления описей дел постоянного хранения и по личному составу от организаций-источников комплектования ГБУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» на рассмотрение ЭПК управления ГАС в 2011 году.
Также, на ЭПК были одобрены:
- методические рекомендации по подготовке к публикации исторических документов, разработанные специалистами ГБУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области»;
- методические рекомендации по проведению проверок архивов организаций-источников комплектования ГБУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области», разработанные специалистами ГБУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области».
Кроме того, экспертно-проверочной комиссией рассмотрены описи  документов постоянного хранения и по личному составу организаций-источников комплектования архивных органов и учреждений Новосибирской области. Утверждены 1504 описи дел постоянного хранения на 40674 дела, в том числе: 902 дела  научно-технической документации, 455 дел личного происхождения, 1022 ед.хр.  фотодокументов, 973 ед. особо ценных документов. Утверждены и согласованы  86 переработанных и усовершенствованных описей дел постоянного хранения и по личному составу на 22662 дела.
Согласованы 1194 описи на 37773 дел по личному составу, 38 номенклатур дел, 68 положений об экспертной комиссии, 41 положение об архиве, 17 инструкций по делопроизводству.
В  2010 году проведена работа по уточнению Сводного списка организаций-источников комплектования архивных органов и учреждений Новосибирской области на 2008-2013 годы, в результате которой экспертно-проверочной комиссией приняты решения об исключении из списка 26 организаций (из них 21 – негосударственной формы собственности) и включении 2 организаций.
    В соответствии с планом работы ЭПК планировалось рассмотреть ряд методических  документов, разработанных специалистами ГБУ «Государственный архив Новосибирской области»:
- памятку по подготовке справок о льготном стаже;
- методические рекомендации по описанию документов личного происхождения;
- памятку по комплектованию, описанию и передаче на хранение фотодокументов, а
 также вопрос о включении архивных документов ГБУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» в Реестр уникальных документов Архивного фонда Новосибирской области. Однако эти вопросы не были подготовлены  для рассмотрения ЭПК в 2010 году.
    Рассмотрение примерной номенклатуры дел центральной районной (городской) больницы, а также вопросов о работе экспертно-методической комиссии ГБУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» за 2010 год и о выполнении плана-графика представления описей дел постоянного хранения и по личному составу от организаций-источников комплектования ГБУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» на рассмотрение ЭПК управления государственной архивной службы Новосибирской области в 2010 году запланировано на первое заседание ЭПК 2011 года.


Консультант управления                                                         И.П. Кандрашина