дирекция государственного казённого учреждения "Государственный архив Новосибирской области"
В данном разделе сайта Вы можете ознакомиться с материалами заседаний дирекции государственного казённого учреждения "Государственный архив Новосибирской области".
Дирекция Государственного архива Новосибирской области создана с целью рассмотрения сложных вопросов по организации текущей деятельности учреждения, перспективного планирования, организации выполнения в полном объеме и надлежащего качества государственного задания. В её компетенцию входит выработка мер по указанным выше направлениям деятельности, а также применения Правил внутреннего трудового распорядка.
Дирекция является совещательным органом, решения которой утверждаются приказом директором архива.
2012 год
О результатах работы ГКУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» в 2011 году
Работа Государственного архива Новосибирской области в отчетный период была направлена на обеспечение качественного и своевременного комплектования архива, сохранность принятых документов, оказание полноценной консультативно-методической и информационной помощи пользователям услуг архива, применение разных форм использования документов в целях популяризации Архивного фонда Новосибирской области, а также на укрепление материально-технической базы учреждения. В соответствии с указанными задачами были осуществлены следующие виды и объемы работ.
1. В сфере нормативно-правовой и организационной работы
В связи с принятием Федерального закона № 210-ФЗ, организовано его изучение и практическое применение: в практику работы внедрен электронный документооборот с ОПФР по Новосибирской области, связанный с исполнением архивных справок социально-правового характера. Теперь все запросы от отделения Пенсионного фонда Российской Федерации по Новосибирской области, в том числе районных, поступают по защищённому электронному каналу и таким же образом отправляются готовые справки.
В соответствии с распоряжением Правительства Новосибирской области от 25.04.2011 № 133-рп «О создании государственного казенного учреждения Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» путем изменения типа существующего государственного бюджетного учреждения Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» был подготовлен проект нового устава. Департаментом имущества и земельных отношений Новосибирской области 08.06.2011 издан приказ № 1154 «Об утверждении новой редакции устава государственного казенного учреждения Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области». В результате своевременно проведённых мероприятий по регистрации учреждения с 1 июля текущего года архив осуществляет свою деятельность в новом статусе. Подготовлен проект нового Положения об оплате труда ГКУ НСО ГАНО.
В целях рационализации деятельности архивного учреждения путём разделения документального фонда, а соответственно ему, перераспределения ряда функций принято решение о создании филиала ГКУ НСО ГАНО на базе 2-го корпуса. В соответствии с данным решением осуществлена подготовка изменений в Устав архива, разработано Положение о филиале (документы переданы для регистрации).
Все сотрудники подразделений, оказывающих государственные услуги, ознакомлены с административными регламентами их предоставления и периодически проверяются на соблюдение их положений. В соответствии с новыми законодательными и нормативными требованиями начата работа по изменению редакции существующих административных регламентов.
В целях осуществления оперативного и результативного генеалогического и биографического поиска, как сотрудниками архива, так и внешними пользователями, начата работа по созданию справочников: «Состав приходов православных церквей Новосибирской области» и «Персонифицированная информация в фондах государственного архива Новосибирской области».
Для обоснования уровня финансирования учреждения разработано государственное задание на оказание услуг населению в сфере архивного дела на 2012 г., переоформлено в связи с утверждением новой формы государственное задание на 2011 г.
2. В сфере обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации
Улучшение физического состояния документов на бумажной основе осуществлялось посредством их реставрации, подшивки и мелкого ремонта. Объем реставрации документов составил 385 ед.хр. или 36389 листов (соответственно 103 % и 106,5 % плана). Продолжалась реставрация дел фондов Р-1228 «Исполнительный комитет Новосибирского окружного Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов», Д- 156 «Коллекция метрических книг культовых учреждений». Отреставрированы 3 подшивки газеты «Алтайский луч», «Свободный луч» и «Советская Сибирь» в количестве 400 листов. Сотрудниками отдела обеспечения сохранности документов постоянного хранения и архивохранилищ осуществлены переплет и подшивка документов в объеме 2552 ед. хр. (105 % плана), мелкий ремонт документов в объеме 8182 листа (124 % плана).
В отчетном периоде проверено наличие и физическое состояние 75965 ед. хр. (104 %), в том числе 6957 ед.хр. по личному составу; 182415 листов/ 912 дел ОЦД, выданных в текущем году (140 %; показатель зависит от степени пользовательской востребованности документов). В соответствии с планом проведена проверка наличия и физико-химического состояния микрофильмов страхового фонда и фонда пользования (в комплексе позитив и негатив) в объеме 1247 рулонов и 252436 кадров (100 %). Данная работа проводилась в соответствии с «Рекомендациями по проведению оценки физико-химического состояния страхового фонда». Проверкой установлено, что фактов утраты роликов нет, техническое состояние фотослоя и основы, перфорационного ряда, склеек удовлетворительное, правильность построения микрофильма не нарушена. Дефекты микропленки механического, физико-химического и биологического происхождения отсутствуют.
В 2011 г. сотрудниками архивохранилищ в целях улучшения условий хранения документов закартонировано 17796 ед. хр. (108 %,), перекартонировано 5542 дела. Кроме того, начато перемещение мало используемых фондов из архивохранилища документов общественно-политических организаций и движений на ул. Советская, 33. Перемещено 4243 коробки с документами 892 фондов партийных организаций общим объемом 75433 дела.
Сотрудниками архива проведены работы по созданию страхового фонда и фонда пользования на микрофильмирующем комплексе. Обработано 406 дел фонда Р-560 «Администрация Новосибирской области» и Р-1020 «Исполнительный комитет Новосибирского областного Совета народных депутатов» и 13 подшивок газет (листов - 94022, кадров – 126266, файлов - 124513 ). Работы по оцифрованию фонодокументов выполнены в объёме 142 катушек (при плане в 130) или 109 % за отчетный период.
3. В сфере государственного учета
По состоянию на 01.01.2012 в Государственном архиве Новосибирской области числится 3437 фондов, 2 162 851 ед.хр. Из них:
1) 3435 фондов, 2137765 ед. хр. документов на бумажной основе,
в том числе неописанных документов личного происхождения – 173 усл. ед. хр.;
в том числе:
– фондов дореволюционного периода (индекс «Д») – 66 фондов, 14053 ед. хр.;
– фондов послереволюционного периода (индекс «Р») – 1663 фондов, 1034791 ед. хр., в том числе неописанных документов личного происхождения – 173 усл. ед. хр.;
– фондов общественно-политических организаций и движений (индекс «П») – 1706 фондов, 1088921 ед. хр.;
2) 2 фонда, 25057 ед. хр. фотодокументов;
3) 16 ед. хр. видеодокументов,
4) 13 ед. хр. на электронных носителях.
4. В сфере формирования Архивного фонда Российской Федерации
В целях соблюдения нормативного порядка передачи дел на государственное хранение осуществлён прием:
- 6476 ед. хр. (113 % плана) управленческой документации от организаций – источников комплектования облгосархива;
- 547 ед. хр. (207 %) научно-технической документации;
- 115 ед. хр. документов личного происхождения, в том числе 13 на электронных носителях в составе коллекции документов о деятельности Губернатора Новосибирской области В.А. Толоконского; в том числе по сдаточным описям поступило 59 усл. ед. хр. (дел) в составе фонда личного происхождения композитора А.П.Новикова (49 усл. ед.хр.) и коллекции документов о деятельности Губернатора Новосибирской области В.А. Юрченко (10 ед. хр.).
В порядке инициативного документирования осуществлен приём 152 ед. фотографий.
Несмотря на активную работу с должниками, в текущем году полностью ликвидировать задолженность по передаче дел не удалось, осталось 14 организаций-должников. Из них: в 7 организациях выявлена утрата дел, организован розыск, 2 организации подготовили письма на ЭПК УГАС о продлении срока хранения части документов, остальные готовят дела к передаче в начале 2012 г.
Кроме того, в архивохранилище документов по личному составу принято 7867 ед.хр. (79 % плана) от 119 ликвидированных предприятий и организаций, в том числе 2836 ед. хр. от 3 источников комплектования архива.
За отчётный период через ЭПК управления ГАС прошли согласование и утверждение описи организаций:
- управленческой документации на 14585 ед.хр. (122 %);
- по личному составу на 14910 ед.хр. (117 %);
- научно-технической документации на 978 ед.хр. (125 %),
- фотодокументов на 152 ед. учета (101%).
В соответствии с планом-графиком упорядочили документы по 2008 г. включительно 137организаций (остальные из 162 по списку - частично), в том числе посредством работы группы ГКУ НСО ГАНО – 8 организаций.
Активная работа по упорядочению документов в организациях - источниках комплектования НТД позволила выявить для государственного хранения не только отчеты по научно-исследовательским темам, но и проектную документацию, конструкторскую, отчеты о выполнении грантов, авторские свидетельства, технические условия на пищевую продукцию.
Впервые проведено упорядочение документов в 10 территориальных избирательных комиссиях г. Новосибирска (ТИКах), включенных в список комплектования в 2009 году с выборочной формой приема.
В течение отчетного периода рядом организаций были также составлены описи по 2010 год, и представлены на утверждение ЭПК УГАС НСО.
5. В сфере организационно-методического руководства ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий
Важным направлением архива является работа со списком организаций – источников комплектования. В ГКУ НСО ГАНО на 01.01.2011 было 229 организаций, на 01.12.2011 - 219, из них:
68 - государственной (областной) формы собственности;
80 - государственной (федеральной) формы собственности;
71 - негосударственной формы собственности.
В течение года проведено уточнение списка организаций - источников комплектования, составлен план возможных источников комплектования на 2011 год.
Включены в список организаций - источников комплектования ГКУ НСО ГАНО – 7 организаций:
1. Департамент по охране животного мира Новосибирской области (протокол ЭПК УГАС НСО от 25.03.2011 № 3);
2. Управление по государственной охране объектов культурного наследия Новосибирской области;
3. Департамент информатизации и развития телекоммуникационных технологий Новосибирской области;
4. Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования Новосибирской области «Новосибирский колледж олимпийского резерва»;
5. Департамент лесного хозяйства Новосибирской области;
6. Управление по делам молодежи Новосибирской области;
7. Департамент массовых коммуникаций Новосибирской области.
Проводится работа по включению в список с ещё 6 организациями: направлены письма руководителям, осуществляется консультирование по порядку взаимодействия и требуемому пакету документов.
Исключены из списка организаций - источников комплектования ГКУ НСО ГАНО – 17 организаций в связи с реорганизацией в форме присоединения, ликвидации и прекращения основных видов деятельности.
В связи с возобновлением деятельности приостановлено исключение 2 организаций, внесенных ранее в план: ОАО «Запсибнипиагропом» и ЗАО «Экодом».
Продолжается сбор и систематизация информации из рекомендательных писем от Президиумов СО АМН и СО РАСХН для формирования списка потенциальных держателей фондов личного происхождения.
В связи с отсутствием в 2011 г. обращений территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, расположенных на территории субъекта, соглашения не оформлялось. Методическая работа осуществляется с 25 подобными организациями в рамках ранее заключённых соглашений.
В целях организации качественного делопроизводства и обеспечения сохранности документов при ведомственном хранении оказана методическая помощь в разработке 32 положений об архиве организации (100 %), 49 положений об ЭК (128 % , типовые); 46 инструкций по делопроизводству (255, 5%, на основе разработанной в 2011 г. специалистами ГКУ НСО ГАНО типовой); в усовершенствовании 35 и разработке 9 номенклатур дел (на основе нового Перечня) общим объёмом 8886 статей (106%).
Проведены о представителями организаций 2 семинара по вопросам упорядочения и обеспечения сохранности документов для институтов СО РАМН и территориальных избирательных комиссий.
Кроме плановых видов работ в отчетный период выполнена работа по подготовке 3 рецензий: на проект «Типовой номенклатуры дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей» (новая редакция); на проект Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения (новая редакция); на проект Методических рекомендаций «Определение организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов», подготовленных ВНИИДАД.
6. В сфере создания информационно-поисковых систем
В 2011 г. продолжилась работа по совершенствованию научно-справочного аппарата к документам архива.
Завершены работы по формированию дополнения к Справочнику документов по личному составу, продолжаются работы по формированию дополнения к Путеводителю по фондам архива.
Отделом НСА и ААТ осуществлены работы по описанию фондов личного происхождения в объёме: 56 ед. хр. коллекции документов о деятельности Губернатора В.А.Толоконского, в том числе 13 на электронных носителях; 65 единиц фонда Д.И. Иохимовича (работа продолжается); фонодокументов коллекции М.Н.Мельникова в объёме 37 ед. хр. В соответствии с решением июльской коллегии УГАС Новосибирской области разработан план завершения описания в 2012 г. фольклорной коллекции, созданной под руководством проф. М.Н.Мельникова.
В отчётный период завершена работа по описанию «Коллекции документов по изучению и пропаганде истории гражданской войны и установления Советской власти в Сибири, участия сибиряков в Великой Отечественной войне, истории Сибирского Военного округа». Описано 170 ед.хр.
В связи с передачей в архив брошенных дел по личному составу ОАО «Сибремточстанок» осуществлено их описание силами сотрудников облгосархива. Объём внеплановой работы составил 489 ед. хр.
В 2011 г. выявлены и внесены в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Новосибирской области на основании решений Научного совета УГАС и ЭПК УГАС 2 документа.
В отчётном периоде продолжены работы по заполнению модулей программного комплекса «Электронный архив». В тематическую БД «Фотодокументы» внесена изобразительная и текстовая информация на 1775 единиц (177,5 % плана). В полнотекстовую базу данных «Решения органов власти» внесена информация о 4104 документах (86 ед. хр.).
Перевод описей в электронный вид осуществлялся в основном 2-мя из 3-х хранилищ, и составил к концу отчётного периода 87330 ед.хр. (291 % плана; из данных исключена цифра набранных в ходе усовершенствования и переработки описей фондов). Достижение подобного результата стало возможным путем привлечения специалистов на договорных началах. В сравнении с цифрами перспективного плана перевода описей в электронный формат на 2011 г. достигнутый результат составил 20 % (от 432521 ед. хр.).
7. В сфере использования документов
В 2011 г. были подготовлены 8 выставок (при плане 5), из них 6 по архивным документам и 2 изданий:
- посвящённая 150-летию отмены крепостного права (электронная); «О воинской славе и сибирском характере», посвященная 66-летию Победы (во время презентации проведена встреча с военным историком Ю.А.Фабрикой); «К 50-летию первого полета человека в космос» (электронная), к 80-летию Дома народного творчества; к Дню железнодорожника и 120-летию Транссиба (электронная); «Любимый праздник детворы», к 75-летию первых советских ёлок;
- выставка новых книжных поступлений и изданий по истории Новосибирской области (к презентации Календаря).
Электронные выставки размещены на сайте управления государственной архивной службы. По традиционным выставкам, помимо экскурсий в ходе презентаций, проведено 5 экскурсий (для ветеранов, школьников и студентов).
Подготовлены для СМИ:
- 10 телесюжетов: «Алтайские архивы: взгляд извне и изнутри» на краевом канале «Катунь-24», о документах по истории Алтайского края в фондах ГАНО; «Об истории перевода часов с зимнего на летнее время» для телестанции «Мир»; «Земная реакция на космические события» для ГТРК-Новосибирск; «Помнить будем» («Мир»), о первом председателе Новониколаевского ревкома В.Ф.Дружицком (ГТРК); об изменениях в жизни Новосибирска с началом войны (ГТРК), о постройке первой широковещательной радиостанции (ГТРК), об авиакатастрофе 1976 г. в Новосибирске («Мир»), ко дню памяти жертв политических репрессий (ГТРК), о главных событиях 2012 г. («Мир»);
- 1 радиопередача на областном радио «Слово», посвящённая юбилею военного историка Ю.А.Фабрики и его исследовательской работе в архивах.
09.08.2011 проведён пресс-тур для журналистов в новый зал консультативного приёма граждан по социально-правовым вопросам.
В отчётном периоде велась работа над 7-ю изданиями, в числе которых сборники документов: «Изучение и освоение Арктической зоны России в 17-начале 21 века» (издан); «Аграрная политика советского государства и сельское хозяйство Сибири в 30-е годы ХХ в.» (издан); «Сибирская потребительская кооперация в первой трети 20 века» (формирование разделов); «Власть и интеллигенция в сибирской провинции» - формирование разделов, археографическая обработка.
Издан «Календарь памятных дат и знаменательных событий Новосибирской области на 2012 г.» (проведена презентация издания).
Проведена презентация мультимедиа-хрестоматии «Военное детство», изданной в конце 2010 г.
Подготовлен к изданию (ранее планировался только эл. вариант) Справочник документов по личному составу ГКУ НСО ГАНО, продолжается работа по формированию дополнения к Путеводителю по фондам архива.
Исполнение запросов
На 2011 г. было запланировано исполнение 400 тематических запросов. За отчетный период поступило 849 запросов, исполнено 800 (200%), в том числе: генеалогических – 157, правоустанавливающих – 234, биографических – 156, об административно-территориальных преобразованиях – 43, поиск и копирование конкретных документов – 125, по истории организаций – 45, о наличии в архиве документальных комплексов – 40.
Корреспондентами запросов являлись:
органы следствия и прокуратуры (85 запросов), органы законодательной и исполнительной власти разных уровней (60 запросов), архивные учреждения (12 запросов); иные учреждения и организации (139 запросов), граждане (504 запроса).
Исполнение социально-правовых запросов было запланировано не по установленным нормам, а «от достигнутого» в количестве 10800 единиц. Фактически поступило 12089 запросов, исполнено 12066 запросов, что составило 112 % к плану и 111 % к показателю прошлого года. В числе исполненных запросов 255 от граждан СНГ, преимущественно из Казахстана, Беларуси, Украины. Для жителей дальнего зарубежья исполнено 54 запроса. Высок уровень положительных ответов: за отчётный период он составил 86% (7228 ед.) от числа подготовленных по архивным документам справок в количестве 8401 ед.
С конца сентября зарегистрировано нарушение сроков исполнения запросов (всего 136). Максимальная задержка 5 дней. Данная ситуация сложилась в связи с переходом 3 сотрудников отдела в другие подразделения и подбором новых кадров.
В целях улучшения качества предоставления государственной услуги по исполнению социально-правовых запросов граждан, отдел документально - справочного обслуживания был переведен в корпус № 2, где оборудованы новые рабочие места и холл для приема посетителей.
Консультативный прием граждан составил 5885 человек, что связано с прекращением приема посетителей во время ремонтных работ и получением запросов почтой и через сайт управления.
В соответствии с законодательством в сфере предоставления государственных услуг населению с июня 2011 г. взаимодействие между ОПФР по Новосибирской области и ГКУ НСО ГАНО осуществляется посредством защищённого электронного канала.
Организация работы читальных залов
В связи с ремонтом только со 2 квартала читальные залы заработали в обычном режиме. Количество посещений составило 3510 (в ч/з №1 – 2754, в ч/з №2 – 756). Исследователям были выданы: 15839 дел, 2081 опись; из научно-справочной библиотеки выданы 190 книг, 49 журналов, 137 подшивок газет (в условиях перемещения СИФ). Для исследователей оформлено 11464 листа копий.
В 4 кв. текущего года в читальных залах архива оборудовано 10 АРМов для исследователей, на которых размещены путеводитель по фондам и часть модулей «Электронного архива».
Для всех категорий пользователей архивной информации поднято из хранилищ 117251 дело (131 %), из них только по архивохранилищу документов по личному составу поднято 62494 дела, т.е. 53 % от общего количества. Изготовлено для внешних пользователей 16879 листов копий документов.
8. В сфере рассекречивания документов
Всего за 2011 г. рассекречено 156 ед.хр., из них 122 остались на специальном хранении; рассекречено 592 документа, сохранён гриф 125 документам. Из условно-секретных дел 100 переданы на общее хранение, 1 дело засекречено.
В соответствии с новыми требованиями и кадровыми изменениями были подготовлены: проект изменений в Постановление Губернатора Новосибирской области о межведомственной комиссии и приложения к нему, составлены 2 перечня документов для работы межведомственной комиссии.
В рамках мероприятий ВЦП организована аттестация объекта информатизации, проведены подготовительные мероприятия для аттестации РСП как выделенного помещения, приобретены средства защиты.
9. В сфере укрепления материально-технической базы и повышения уровня безопасности архивных фондов
В соответствии с мероприятиями ведомственной целевой программы «Развитие информационных систем и систем хранения в архивной отрасли Новосибирской области на 2011 – 2013 гг.» выполнено следующее:
1. Приобретены и установлены мобильные стеллажи в малом хранилище; за счёт снижения суммы первого заказа в ходе аукциона приобретена дополнительная партия и установлена в большом хранилище 3 этажа, что позволило увеличить протяженность архивных полок на 1, 034 п.м.
2. Осуществлена поставка 8300 архивных коробок.
3. Приобретены и установлены 4 металлических шкафа для хранения фонда пользования на электронных носителях.
4. Установлены в новом зале приёма граждан информационный терминал и комплекс «Электронная очередь».
5. Получен планетарный сканер.
6. Приобретены 20 АРМов.
7. Расширена ЛВС.
8. Осуществлён монтаж системы видеонаблюдения, внутренней и внешней, в обоих зданиях.
9. Приобретено автоматизированное рабочее место для ведения секретного делопроизводства, проведены спецпроверки.
10. Приобретены бюксы и коробки для хранения микрофильмов страхового фонда, пленка для микрофильмирующего комплекса.
11. Повышение квалификации прошли 8 сотрудников.
Помимо указанного, за счёт текущего финансирования приобретены 10 АРМов, сканер микроформ, прошли обучение 4 человека.
В целях обеспечения противопожарной безопасности все двери архивохранилищ в результате ремонта заменены на противопожарные, установлены 3 аналогичные двери на запасные выходы в обоих корпусах, люк на крышу и шлюз-тамбур в первом корпусе.
В корпусах № 1 и № 2 смонтированы ИТП, системы вентиляции. Монтаж осуществлён, как выяснилось, с нарушением проекта, поэтому произведена коррекция монтажа.
В выделенном помещении по ул. Советская, 33, установлены системы кондиционирования и вентиляции. Там же произведена расстановка и упорядочение фондов, смонтированы стеллажи (2160 п.м), однако после ряда затоплений вывоз фондов приостановлен. Требуется серьёзный ремонт затопленных помещений.
Мобилизационная подготовка проводилась в соответствии с требованиями закона от 26.02.1997 № 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации», Положения о мобилизационной подготовке в Новосибирской области, решениями закрытой коллегии управления государственной архивной службы Новосибирской области.
Отчет о работе ЭМК ГКУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» за 2011 г.
Работа экспертно-методической комиссии ГКУ НСО ГАНО в отчётный период проводилась в соответствии с полугодовыми планами работы, утвержденными директором архива в январе и июле 2011 г.
Планы работы предусматривали проведение в отчётный период 12 заседаний ЭМК с целью рассмотрения и согласования:
1) 12 описей, в том числе: 3 партийных фондов (переработка и усовершенствование), 4 фондов с литерой «Р» (переработка); 5 описей впервые описанных документов 2 коллекций (о деятельности Губернатора Новосибирской области В.А.Толоконского и Военно-научного общества), 2 описей фотодокументов и 1 фонда документов по личному составу (бесхозные дела);
2) 2 описей ОЦД;
3) 4 сдаточных описей, их них: 2 описи документов о деятельности действующего Губернатора и 2 описи документов, переданных на хранение по договору жительницей г. Новосибирска В.Н.Белых;
4) 4 методических разработок;
5) норм выработки на микрофильмирующем комплексе;
6) плана по завершению описания коллекции фольклорных документов, собранных под руководством профессора М.Н.Мельникова;
7) рассмотрение промежуточных итогов подготовки справочников и пособий;
8) описей по личному составу ликвидированных предприятий и организаций.
В отчётном периоде проведено 12 заседаний ЭМК, на которых были рассмотрены указанные выше плановые вопросы и ряд, не входивших в план работы.
Об итогах работы комиссии ГКУ НСО ГАНО за отчётный период.
1. По описанию документов.
В соответствии с намеченными сроками ЭМК рассмотрены: опись коллекции документов о деятельности Губернатора Новосибирской области В.А.Толоконского; опись дел по личному составу брошенных дел ОАО «Сибремточстанок», объёмом 489 ед. хр.; 2 описи фотодокументов на 152 ед. хр.
Досрочно завершено описание коллекции документов Военно-научного общества - «Коллекция документов по изучению и пропаганде истории гражданской войны и установления Советской власти в Сибири, участия сибиряков в Великой Отечественной войне, истории Сибирского Военного округа», объёмом 170- ед хр.
Все описи дел постоянного срока хранения утверждены на ЭПК.
Рассмотрены и согласованы:
- 2 сдаточные описи (статьи и видеоматериалы) документов о деятельности Губернатора Новосибирской области В.А.Юрченко;
- 2 сдаточные описи (на 10 ед. хр. и на 13 ед.хр.) описи документов. переданных жительницей г.Новосибирска В.Н.Белых.
Кроме того, рассмотрена сдаточная опись фонда личного происхождения композитора А.П.Новикова (49 усл. ед.хр.), принятого от НГОКМ.
На незавершенные виды работ по описанию составлены в конце года промежуточные акты:
- 65 единиц фонда Д.И. Иохимовича (ввиду длительного отсутствия исполнителя из-за болезни);
- 37 ед. хр. фонодокументов коллекции М.Н.Мельникова
В соответствии с решением июльской коллегии УГАС Новосибирской области разработан план завершения описания в 2012 г. фольклорной коллекции, созданной под руководством проф. М.Н.Мельникова.
2. По переработке и усовершенствованию описей фондов.
В план переработки описей вошли следующие фонды:
- Р-1926 «Новониколаевский уездный отдел народного образования»;
- Р- 119 «Сибирское областное бюро учёта и распределения технических сил при Сиббюро ВСНХ»;
- Р-1899 «Каменский райисполком» (составление НСА, актов о делении дел, осуществление технических работ);
- Р-1943 «Новосибирский окружной отдел местного хозяйства (составление НСА, актов о делении дел, осуществление технических работ);
- П-61 «Железнодорожный РК КПСС» (оп. 1).
Здесь у нас сложилась наиболее тяжёлая ситуация. Из 5 исполнителей трое на данный момент не работают в архиве, а 1 находился на длительном лечении. Таким образом, пришлось отказаться от части запланированного (данный основной показатель деятельности составил 83 %).
В отчётном периоде усовершенствованы описи П-47 «Здвинский РК КПСС» и П-49 «Искитимский ГК КПСС» (архивохранилище документов общественно-политических организаций и движений, завершение работ).
Кроме того, в связи с прокурорскими проверками подготовленных отделом ДСО справок, в ходе которых были выявлены серьёзные расхождения заголовков дел в описи с их содержанием, осуществлено внеплановое усовершенствование 2 фондов с документами по личному составу, общим объёмом 310 дел.
3. По выявлению ОЦД и уникальных документов.
Через ЭМК ГКУ НСО ГАНО осуществлёно предварительное отнесение к составу особо ценных документов 454 ед.хр. (114 % плана) из фонда Д-156 «Коллекция метрических книг».
На Научный совет УГАС и на ЭПК УГАС в ноябре было внесено предложение о включении 2 документов, связанных с этапированием Н.Г.Чернышевского до Иркутска в ссылку, в Реестр уникальных документов Архивного фонда Новосибирской области. Оба документа указанными выше структурами были отнесены к составу уникальных.
4. По методическим разработкам.
На 2010 г. планировалась разработка методических рекомендаций по описанию фондов личного происхождения. Методические рекомендации, подготовленные ведущим археографом НСА и ААТ Е.А.Мамонтовой в срок (октябрь 2010 г.), были рассмотрены дважды на ЭМК в связи с недоработками автора. В начале 2011 г. данные рекомендации были рассмотрены на ЭПК.
Ранее установленного срока была подготовлена Типовая инструкция по делопроизводству для организаций – источников комплектования ГБУ ГАНО, несмотря на иные сроки, работа подготовлена с хорошим качеством. Решено было отказаться от дублирующей разработки для ОАО.
Памятка по сбору и описанию фотодокументов, порученная сотруднику ОКВАиД Щеглову И.В., не подготовлена в 2010 г. В марте текущего года работа была рассмотрена на ЭМК. Согласована она не была, т.к. оказалась «узкопрофильной», т.е. рассматривала только электронные фотодокументы, впрочем, такое же замечание было и 2 года назад. Конечно, стиль изложения последней Памятки больше соответствовал жанру. Но у членов ЭМК возникли вопросы и по содержанию подготовленной разработки, т.к. использованный, на наш взгляд, «шаблон», несколько устарел, не расписаны важные технические характеристики процесса формирования электронного набора подобных документов.
По инициативе сотрудников отдела НСА и ААТ подготовлена Рабочая инструкция по заполнению БД «Решения органов власти». Она очень подробная, «пошаговая», и объёмная. Связана работа была со сменой кадров, а также с перспективой расширения круга специалистов, работающих с ней.
В связи с необходимостью рационального планирования работ в лаборатории и в соответствии с решениями июльской коллегии УГАС Новосибирской области руководителем отдела обеспечения сохранности документов постоянного срока вопрос были рассчитаны нормы выработки на микрофильмирующем комплексе SMA 1 (в основу норм были заложены технические характеристики комплекса и реальная выработка на нём с принятой категорийностью сложности документов).
Вне плана подготовлена рецензия на проект Методических рекомендаций «Определение организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов», подготовленных ВНИИДАД.
5. По согласованию описей документов по личному составу.
В соответствии с полномочиями ЭМК ГКУ НСО ГАНО согласованы описи документов по личному составу 116 ликвидированных предприятий (5031 ед. хр.).
Кроме того, экспертно-методической комиссией рассмотрены результаты работы по подготовке Путеводителя по фондам (дополнение), пособий для генеалогического и биографического исследования; осуществлялась первичная экспертиза номенклатур дел организаций-источников комплектования.
Председатель ЭМК ГКУ НСО ГАНО
Ю.Г. Мартынова
2011 год
Работа Государственного архива Новосибирской области в отчетный период была направлена на обеспечение качественного и своевременного комплектования архива, сохранность принятых документов, оказание полноценной консультативно-методической и информационной помощи пользователям услуг архива, применение разных форм использования документов в целях популяризации Архивного фонда Новосибирской области, а также содействие укреплению материально-технической базы учреждения. В соответствии с указанными задачами были осуществлены следующие виды и объемы работ.
Нормативно-правовая и организационная работа
В соответствии с распоряжением Правительства Новосибирской области от 25.04.2011 № 133-рп «О создании государственного казенного учреждения Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» путем изменения типа существующего государственного бюджетного учреждения Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» подготовлен новый Устав учреждения, который утвержден приказом департамента имущества и земельных отношений Новосибирской области от 08.06.2011 № 1154 «Об утверждении новой редакции Устава государственного казенного учреждения Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области». С 1 июля текущего года учреждение будет осуществлять свою деятельность в новом статусе.
Продолжилось внедрение в практику работы административных регламентов ГКУ ГАНО по оказанию государственных услуг гражданам и организациям.
Согласно плану организована работа дирекции. За отчетный период проведено 19 заседаний совещательного органа. На них были рассмотрены такие важные вопросы, как анализ результатов работы архивного учреждения в 2010 г., работы отдела документально-справочного обслуживания в 1 кв.; ход ремонтных работ в корпусах архива и проведение аттестации рабочих мест; реализация мероприятий ведомственной целевой программы; совершенствование структуры и штатной численности архива.
Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации
Улучшение физического состояния документов на бумажной основе осуществлялось посредством их реставрации, подшивки и мелкого ремонта. Объем реставрации документов составил 247 ед.хр. или 21128 листов (соответственно 130% и 124 % плана). Продолжалась реставрация дел фондов Р-1228 «Исполнительный комитет Новосибирского окружного Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов», Д- 156 «Коллекция метрических книг культовых учреждений». Начата работа с делами фондов Р-208 «Фильтрационный фонд» и П-31 «Бугринский РК ВКП(б)». Отреставрированы 1,5 подшивки газеты «Советская Сибирь» в количестве 200 листов. Перевыполнение плановых показателей связано с тем, что в первом квартале лабораторией не проводилось микрофильмирование, так как комплекс был законсервирован на период ремонтных работ. В связи с этим специалисты были привлечены к реставрационным работам.
Сотрудниками отдела обеспечения сохранности документов постоянного хранения и архивохранилища документов по личному составу осуществлены переплет и подшивка документов в объеме 1265 ед. хр. (105,4 % плана), мелкий ремонт документов в объеме 3475 листов (101 % плана).
В отчетном периоде сотрудниками архивохранилищ в целях улучшения условий хранения документов закартонировано 11626 ед. хр. (146 %,). В целях рационального использования имеющихся площадей, в связи с новым поступлением, ремонтом и картонированием документов перемещено 1113 архивных коробок в архивохранилищах документов новейшей истории и по личному составу. Кроме того, начато перемещение малоиспользуемых фондов из архивохранилища документов общественно-политических организаций в новое помещение архива: перемещено 3849 коробок общим объемом 50690 дел. Работы продолжаются.
Сотрудниками отдела обеспечения сохранности документов постоянного срока хранения проведены работы по созданию страхового фонда и фонда пользования на микрофильмирующем комплексе. Обработано 151 дело фонда Р-560 «Администрация Новосибирской области». Объем работ по листажу 32042 выполнен на 62 %, по количеству кадров – 44920.
Работы по оцифрованию фонодокументов выполнены в объёме 111 катушек. Государственный учет документов
За отчетный период на государственное хранение поступило 4598 ед. хр. (170%) управленческой документации, 201 ед. хр. НТД (203%), 51 фото, 13 электронных документов (в составе коллекции о деятельности Губернатора Новосибирской области В.А. Толоконского) и 47 ед. хр. личного происхождения. Значительное перевыполнение плана приема дел на государственное хранение связано с исключением из списка источников 13 организаций, что привело к досрочному приему документов на хранение, а так же с ликвидацией задолженности по приему НТД.
Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий.
В списке организаций - источников комплектования ГБУ ГАНО на 01.01.2011 было 229 организаций, на 01.06.2011 - 222 организации, из них:
- 70 государственной (областной) формы собственности;
- 80 государственной (федеральной) формы собственности;
- 72 негосударственной формы собственности.
Исключены из списка в связи с ликвидацией, свертыванием деятельности и, как следствие, отсутствием документов, относящихся к Архивному фонду 13 организаций:
- ОАО трест «Сибпромвентиляция»;
- областное государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Новосибирский колледж физической культуры»;
- ОАО «Гипроавтотранс»;
- Новосибирский электровозоремонтный завод – филиал ОАО РЖД;
-Новосибирский стрелочный завод – филиал ОАО РЖД;
- Департамент науки, инноваций, информации и связи Новосибирской области;
- Региональное отделение Новосибирской области политической партии «Союз правых сил»;
- Толмачевская таможня;
- Управление федерального агентства кадастра объектов недвижимости по Новосибирской области;
- ОАО «Сибстроймеханизация»;
- ОАО «Сибирьтелеком»;
- ОАО «Новосибирскавтотранс»;
- ОАО «НИИсистем».
В список источников комплектования в первом полугодии включено 6 организаций:
- Департамент по охране животного мира Новосибирской области»;
- Управление по государственной охране объектов культурного наследия Новосибирской области;
- Департамент информации и развития телекоммуникационных технологий Новосибирской области;
- Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования Новосибирской области «Новосибирский колледж олимпийского резерва»;
- Департамент лесного хозяйства Новосибирской области;
- Управление по делам молодежи Новосибирской области. За отчётный период ЭПК управления ГАС прошли согласование и утверждение описи организаций на:
- управленческая документация на 10766 ед.хр. (147 %);
- по личному составу на 7406 ед.хр. (234 %);
- научно-технической документации на 701 ед.хр. (117 %),
- фотодокументов на 51 ед. учета (102%).
Превышение ряда плановых показателей связано с досрочным описанием документов, как по инициативе самих организаций, так и по причине их ликвидации, а также с активизацией сотрудниками отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства работы с организациями по ликвидации задолженности по упорядочению и описанию документов.
В целях организации качественного делопроизводства и обеспечения сохранности документов при ведомственном хранении проведена следующая работа:
- оказана методическая помощь в разработке: 23 положений об архиве организации; 33 положения об ЭК; 39 инструкций по делопроизводству; в усовершенствовании 22 и разработке 6 номенклатур дел (на основе нового Перечня) общим объёмом 5472 статьи.
В целях определения состояния делопроизводства и организации ведомственного хранения документов, определения объема и специфики необходимой методической помощи, проведены 85 проверок (тематические, комплексные, контрольные; при плане в 68). При этом наибольшее внимание уделено проверкам сохранности документов, в том числе и перед передачей дел в архив, а также проверка качества отбора и состава документов организаций, образующих НТД. Проведены 2 семинара по вопросам упорядочения и обеспечения сохранности документов для институтов СО РАМН и территориальных избирательных комиссий.
В первом полугодии 2011 года большое внимание было уделено работе с организациями, в деятельности которых образуется НТД. За прошедшее полугодие удалось значительно активизировать работу на данном направлении. Проведено упорядочение НТД в 16 организациях, в том числе 5 из них являлись задолжниками по обработке за 5 и более лет. 9 из них передали НТД на хранение.
Продолжается формирование списка потенциальных держателей фондов личного происхождения. На обращение архив приходят рекомендательные письма от Президиумов СО АМН и СО РАСХН.
Создание информационно-поисковых систем, научная информация и использование документов
Начаты работы по дополнению Справочника документов по личному составу и Путеводителя по фондам архива. Издания предполагаются в электронном виде. В Справочник внесены описательные статьи на 48 фондов, в Путеводитель на 15 фондов.
Завершена работа по описанию «Коллекции документов по изучению и пропаганде истории гражданской войны и установления Советской власти в Сибири, участия сибиряков в Великой Отечественной войне, истории Сибирского Военного округа».
В порядке инициативного документирования сформирована и описана коллекция документов о деятельности Губернатора Новосибирской области В.А.Толоконского в объеме 56 ед. хранения, в том числе 13 на электронных носителях.
В тематическую БД «Фотодокументы» внесена изобразительная и текстовая информация на 840 единиц (168 % плана).
В базу данных «Решения органов власти» (электронный фонд пользования) внесена информация о 2001 документе при плане 1600 (125%).
Выявление и описание ОЦД осуществлено в полном объёме. К составу ОЦД отнесено 400 ед.хр. из фонда Д-156 «Коллекция метрических книг культовых учреждений».
Подготовка выставок.
В отчётном периоде были организованы три (при плане -2) экспозиции: посвящённая 150-летию отмены крепостного права (электронная), «О воинской славе и сибирском характере», документальная, посвящена 66-летию Победы, «К 50-летию первого полета человека в космос» (электронная). Электронные выставки размещены на сайте управления государственной архивной службы. По документальной выставке проведено 3 экскурсии (для школьников и студентов), общее количество организованных групп посетителей составило 90 человек.
Работа со средствами массовой информации и редакцией «Новосибирского архивного вестника».
Объём работ, осуществлённых в данном направлении, как всегда, значительно превышает плановый (200 %), т.к. СМИ не планируют заранее на длительный период свою работу.
Подготовлены для СМИ:
- 4 телесюжета: «Алтайские архивы: взгляд извне и изнутри» на краевом канале «Катунь-24», о документах по истории Алтайского края в фондах ГАНО; «Об истории перевода часов с зимнего на летнее время» для канала «СТС»; «Земная реакция на космические события» для ГТРК Новосибирск; «Помнить будем» для СТС.
Подготовлены для сайта архивной службы области и Новосибирского архивного вестника 9 статей и подборок документов, что составило 300 % плана.
Подготовка изданий.
В первом полугодии велась работа над 5-ю изданиями, в числе которых сборники документов: «Изучение и освоение Арктической зоны России в 17-начале 21 века», «Сибирская деревня в 30-е годы ХХ в.», «Сибирская потребительская кооперация в 1-ой трети 20 века», «Власть и интеллигенция в сибирской провинции», а так же «Календарь знаменательных и памятных дат».
Исполнение тематических запросов.
На отчётный период было запланировано исполнение 220 тематических запросов. За отчетный период поступило 438 запросов, исполнено 430 (195%), в том числе: генеалогических - 95, правоустанавливающих - 125, биографических – 70, административно-территориальных преобразований – 20, поиск и копирование конкретных документов – 87, истории организаций – 33.
По запросам пользователей информации изготовлено 2257 листов копий документов.
Корреспондентами запросов являлись:
органы следствия и прокуратуры (44 запроса), органы законодательной и исполнительной власти (20 запросов), органы власти муниципальных образований (17 запросов), архивные учреждения (5 запросов); иные учреждения и организации (73 запроса), граждане (271 запрос).
Организация работы читальных залов.
В связи с ремонтом, читальные залы архива в 1 квартале были закрыты для исследователей. Количество посещений составило во 2 кв. составило 892 (в ч/з № 1 –665, в ч/з № 2 – 227). Исследователям были выданы: 3844 дела, 968 описей, 84 книги, 20 журналов, 31 подшивка газет.
Исполнение социально-правовых запросов.
Фактически за первое полугодие поступило 6567 запросов, исполнено 6502 запроса, что составило 98 % к плану. При этом выработка на одного сотрудника составила 4,7 справки (при норме 3 справки в день), без учета времени, затраченного на консультативный прием граждан.
В числе исполненных запросов 56 от граждан Казахстана, 17 из Беларуси, 39 из Украины, 2 из Узбекистана. Кроме того, исполнено 14 «консульских» запросов.
С декабря 2010 года отдел работает с новой версией базы данных «АКИЗ», которая наряду с более широкими возможностями сортировки и контроля исполнения, имеет и недостатки – на её заполнение требуется больше времени.
В целях улучшения качества предоставления государственной услуги по исполнению социально-правовых запросов граждан, отдел документально - справочного обслуживания переведен в корпус № 2, где оборудованы новые рабочие места и холл для приема посетителей.
Консультативный прием граждан составил 2410 человек, что связано с прекращением приема посетителей во время ремонтных работ и получением запросов по почте, электронной почте и через сайт управления. Кроме того, в практику работы внедрен электронный документооборот с ОПФ РФ по Новосибирской области в части исполнения запросов, связанных с пенсионным обеспечением граждан.
Рассекречивание документов
В 1 полугодии была организована работа по рассекречиванию архивных материалов. На рассмотрение Новосибирской межведомственной экспертной комиссии по рассекречиванию и продлению сроков засекречивания архивных документов в первом полугодии 2011 года было представлено:
- по фонду Р-11 «Статистическое управление Новосибирской области» 1 дело за 1980 год;
- по фонду Р-1603 ООО «Вега» 30 дел, в том числе 12 «СС», 18 «С»;
- по фонду Р-1653 «Совет народного хозяйства Западно – Сибирского экономического района» 410 документов в 11 секретно частичных делах. Экспертам пришлось отсмотреть 952 листа документов. Всего за первое полугодие рассекречено 156 единиц хранения и 478 документов.
Укрепление материально-технической базы и повышение уровня безопасности архивных фондов.
В соответствии с мероприятиями ведомственной целевой программы «Развитие информационных систем и систем хранения в архивной отрасли» выполнено следующее:
1. Приобретены и установлены мобильные стеллажи в малом хранилище на сумму 505 тыс. рублей. Проведен аукцион, 1 июля будет подписан государственный контракт на дополнительную поставку стеллажей на сумму 1 млн. 528 тыс. руб.
2. Заключен государственный контракт на поставку 8300 архивных коробок на сумму 1 млн. 153 тыс. руб. Уже получено 4500 тыс. коробок. Документы исполнения представлены и утверждены на 411 тыс. 44 руб. (2960 коробок). Срок окончания контракта в июле.
3. Приобретены и установлены 4 металлических шкафа для хранения фонда пользования на электронных носителях на сумму 75 тыс. рублей .
4. 27 июня нами подписан государственный контракт на поставку и введение информационного терминала на сумму 150 тыс. руб. и комплекса «Электронная очередь» на сумму 400 тыс. руб.
5. Получен планерный сканер на сумму 1млн. 385 тыс. 50 рублей. Экономия составляет 314 тыс. 500 рублей.
6. Повторно передана заявка на расширение ЛВС, находится на рассмотрении.
7. 28 июня получено согласованное техническое задание из департамента информатизации и развития телекоммуникационных технологий на приобретение 20 АРМов.
8. Разработан технический проект и в соответствии с ним подготовлено и передано в управление госзаказа техническое задание на установку систем видеонаблюдения в зданиях архива. 28 июня отработано с управлением госзаказа. Внесены правки, так как в проекте была указана конкретная марка оборудования, что при проведении конкурсов запрещено.
9. Приобретено оборудование для ведения секретного делопроизводства и проведен мониторинг цен на проведение спецпроверки.
10. Остается не решенным вопрос приобретения бюксов для хранения микрофильмов страхового фонда. Ответа на наши запросы о заключении договоров поставки не получены.
11. Пленка для микрофильмирующего комплекса приобретена частично во втором квартале, готовится договор на поставку её в третьем квартале.
12. Повышение квалификации прошел пока 1 сотрудник. На сентябрь – ноябрь планируется направить на повышение квалификации еще 4 сотрудников.
План по укреплению материально-технической базы архива и повышению уровня безопасности зданий в первом полугодии осуществлялся за счёт проводимых ремонтных работ, которые в основном были завершены в начале апреля.
В начале января 2011 года состоялось заседание дирекции ГБУ Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области" на котором были подведены итоги работы в 2010 году и намечены перспективы на 2011 год.
Работа Государственного архива Новосибирской области в 2010 г. была направлена на обеспечение качественного и своевременного комплектования архива, сохранности принятых документов, оказание полноценной консультативно-методической и информационной помощи пользователям услуг архива, применение разных форм использования документов в целях популяризации Архивного фонда Новосибирской области, а также содействие укреплению материально-технической базы учреждения и его безопасности. В соответствии с указанными задачами были осуществлены следующие виды и объемы работ.
1. В сфере сохранности документов
Улучшение физического состояния документов на бумажной основе осуществлялось посредством их реставрации, подшивки и мелкого ремонта.
Объем реставрации документов составил 608 ед.хр. – 50422 листа (соответственно 114% и 100 % плана). Весь комплекс работ проведен с делами фондов: Р-1228 «Исполнительный комитет Новосибирского окружного Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов», Д- 156 «Коллекция метрических книг культовых учреждений» и Р – 516 «Западно-Сибирский отдел профсоюзов работников коммунального хозяйства…». В числе отреставрированного 6 подшивок газеты «Советская Сибирь» за 1925 г. с общим объемом листажа - 808 (100 % плана).
Сотрудниками отдела обеспечения сохранности документов постоянного хранения и трех архивохранилищ осуществлены переплет и подшивка документов в объеме 2465 ед. хр. (120 % плана), мелкий ремонт документов в объеме 8777 листов (101 % плана), пронумеровано 178362 листов (136 % плана), оформлены 1305 обложки дел (124%). Превышение плановых объемов технической работы связано с увеличением интенсивности использования архивных документов.
В отчетном периоде объем выполнения плановых заданий по проверкам наличия и физического состояния документов, сохранности листов особо ценных документов следующий: проверены наличие и состояние 70185 ед. хр. (108 %), в том числе 2000 ед.хр. по личному составу; 231733 листа (1147 дело) ОЦД, выданных в 2010 г. (290 % плана, что связано с запросами исследователей на данный вид документов).
Под особым контролем руководителей структурных подразделений находится порядок выдачи и приёма дел от всех пользователей. Из фонда пользования вместо подлинников исследователям предоставлено 150 рулонов микрофильмов.
Сотрудниками отдела обеспечения сохранности документов постоянного срока хранения произведены работы по созданию страхового фонда и фонда пользования на комплексе микрофильмирующей лаборатории. Обработано 321 дело (107%) фонда Р-560 «Администрация Новосибирской области».
Работы по оцифрованию фонодокументов, выполнены в объёме 216 катушек (при плане в 250). 86 % исполнения за отчетный период связаны с отсутствием в 1 полугодии специального лицензионного программного продукта.
В соответствии с планом проведена проверка наличия и физико-химического состояния микрофильмов страхового фонда и фонда пользования (в комплексе позитив и негатив) Ф.Р-22 в объеме 1112 рулонов и Ф.Р – 512 в объёме 188 роликов. Проверкой установлено, что фактов утраты роликов нет, техническое состояние фотослоя и основы, перфорационного ряда, склеек удовлетворительное, правильность построения микрофильма не нарушена. В «Справочник замикрофильмированных фондов ГАНО» внесены сведения по 1300 рулонам микрофильмов (115%).
2. Приём документов на государственное хранение
В целях соблюдения нормативного порядка передачи дел на государственное хранение организован прием 9284 ед. хранения (179 %) управленческой документации от организаций – источников комплектования областного архива (плановый, в связи с ликвидацией задолженности по передаче, а также в связи с ликвидацией самих организаций), в том числе 104 ед. хр. коллекции документов общественных организаций, изучавших историю репрессий (бывший Фонд «Мемориал»), описанных в 2009 – 2010 гг., и 20 ед. хр. принятые от администрации Новосибирской области на специальное хранение.
Следует отметить, что в план-график передачи дел было включено 88 организаций. Из них: передали в полном объёме 72 организации, не передали по причине выявленной утраты и организации розыска 8 организаций, перенесли срок передачи дел по письмам руководителей 8 организаций.
Осуществлён плановый прием научно-технической документации в объеме 462 ед. хр. от 10 организаций, что составило 106 % планового показателя. Из данного количества 6 организаций передали дела в соответствии с графиком, 4 организации осуществили досрочную передачу. Из 4 организаций, стоявших в плане, 2 готовят письма о продлении срока хранения документов, 2 организации осуществляют розыск утраченных дел.
За текущий год принято от граждан 353 ед. хранения в составе фондов личного происхождения: сибирского писателя и журналиста С.Е. Кожевникова (220 дел), председателя Новосибирской областной федерации шахмат К.К. Сухарева (113 дел), генерального директора ПО «Изомер» А.И. Брыкина (20 дел). Данное количество составило 69 %, что связано с невыполнением планового задания по описанию фондов личного происхождения (Жукова и Гнедкова) сотрудником отдела комплектования ведомственных архивов и делопроизводства, ведущим архивистом И.В. Щегловым.
В архивохранилище документов по личному составу принято 11824 дела от 82 ликвидированных предприятий и организаций (в том числе 7312 ед.хр. от 2 источников комплектования Государственного архива Новосибирской области, 48 ед.хр. из архива Новосибирского района), а также 4 ед. хр., которые были обнаружены в ходе проведения архивных работ.
В архивохранилище новейшей истории приняты на хранение 43 ед.хр. по личному составу в фонды Р – 2 и Р-175.
Всего – 11867 дела (119 % плана).
В порядке инициативного документирования осуществлен приём 150 ед. фотографий, переданных Новосибирским отделением КПРФ и Администрацией Новосибирской области.
По состоянию на 01.01.2011 в Государственном архиве Новосибирской области числится документов на бумажной основе 3531 фондов, 2123266 ед. хр.; в том числе: фондов дореволюционного периода (индекс «Д») – 66 фондов, 14053 ед. хр.; фондов послереволюционного периода (индекс «Р») – 1648 фондов, 1020135 ед. хр.; фондов общественно-политических организаций и движений (индекс «П») – 1817 фондов, 1089079 ед. хр.; фотодокументов 2 фонда, 24905 ед. хр.; 16 ед. хр. видеодокументов.
3. В сфере совершенствования научно-справочного аппарата
В отчётном периоде продолжилась работа по совершенствованию научно-справочного аппарата к документам архива в соответствии с перспективным планом развития и совершенствования научно-справочного аппарата на 2006-2010 годы:
- в плановом порядке специалистами завершена переработка описей фондов Р – 896 «Зап. – Сибирское краевое управление театральными и зрелищными предприятиями» (244 ед.хр. ), Р – 1963 «Каргатский уисполком» (630 ед.хр.), Р – 1073 «Отдел торговли Запсибкрайисполкома» (280 ед.хр.), двух объединённых фондов Колыванских органов самоуправления (64 ед.хр.), Р – 988 Новониколаевской земельной комиссии (27 ед.хр.) и образованной коллекции землеустроительных документов Д-124 (133 ед.хр.), Р-1124 «Новониколаевский губернский отдел коммунального хозяйства» (136 ед. хр.) и Р – 1130 «Новониколаевский отдел местного хозяйства» (85 ед.хр.),
Р – 1943 «Новосибирский окружной отдел местного хозяйства», П – 31 «Бугринский РК ВКП (б)» (166 ед.хр.); осуществлена работа с фондами П – 50 «Заельцовский РК КПСС» и П – 61 «Железнодорожный РК КПСС», в объёме 2240 ед.хр.
- усовершенствованы описи фонда П – 43 «Доволенский районный партийный комитет», П – 52 «Карасукский РК КПСС» (2261 ед.хр.), П – 47 «Здвинский РК КПСС» (1731 ед.хр.) и П – 49 (3471 ед.хр.) «Искитимский ГК КПСС», описи документов по личному составу фондов Р – 2219, Р – 2216, Р – 2284, Р – 1463 (рассмотрены экспертно-методической комиссией Государственного архива Новосибирской области), объёмом 469 ед.хр. (100%);
- заполнение тематических баз данных (в тематическую БД «Фотодокументы» внесена изобразительная и текстовая информация на 3000 единиц (100 % плана). Начата работа по заполнению базы данных «АС-Архив»: на 01.12.2010 внесена информация по 57 ед.хр. – 1984 документа, прикреплено 10062 листа сканированных документов).
4. В сфере организационно-методического руководства ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий
В списке организаций - источников комплектования Государственного архива Новосибирской области на 01.01.2010 было 235организаций, на 01.12.2010 - 229 организаций, из них:
- 67 государственной (областной) формы собственности;
- 83 государственной (федеральной) формы собственности;
- 79 негосударственной формы собственности (2 негосударственные, общественные, организации стали государственными).
Исключены из списка 6 организаций (5 – ликвидация, 1 – отказ от сотрудничества)
Методическая работа осуществляется также с 25 территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, расположенных на территории субъекта.
В целях организации качественного делопроизводства и обеспечения сохранности документов при ведомственном хранении проведена следующая работа:
- оказана методическая помощь в разработке: 37 положений об архиве организаций (при плане 14); 57 положений об Экспертной комиссии (при плане 20); 18 инструкций по делопроизводству (при плане 18); в усовершенствовании 22 и разработке 6 номенклатур дел общим объёмом 8984 статьи (при плане в 16 организаций и по количеству отработанных статей 4318 статей);
- проведены 67 проверок (тематические, комплексные, контрольные; при плане в 19), при этом наибольшее внимание уделено проверкам сохранности документов, в том числе и перед передачей дел в архив, а также проверка качества отбора и состава документов организаций, образующих научно-техническую документацию;
- проведены 3 встречи с председателями ЭК/ЦЭК всех организаций – источников комплектования Государственного архива Новосибирской области(148 чел.);
- проведены 3 выездных семинара по вопросам упорядочения и обеспечения сохранности документов (на базе Западно-Сибирского следственного управления, СО Россельхозакадемии и СО АМН - 29 участников, Россельхозакадемии – 10 участников);
- проведена совместная учёба служб ДОУ исполнительных органов власти (15 участников);
- организованы проверки наличия документов по личному составу, учтённых по различным формам (представлено 16 актов на ЭПК).
В соответствии с планом работы по внедрению Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых постановлением Правительства России 15.06.2009 № 477, оказана помощь в разработке инструкций по делопроизводству 4-м организациям (утверждены ЭПК): ФГУ «Верхнерыбвод», Управление Федеральной налоговой службы по Новосибирской области, ФГОУ высшего профессионального образования «Новосибирский аграрный университет», Департамент лесного хозяйства по Сибирскому федеральному округу.
В план-график представления описей дел постоянного хранения и по личному составу от организаций-источников комплектования Государственного архива Новосибирской области (далее – план-график) на 2010 год включено 172 организации - источника комплектования архива. Упорядочены документы по 2007 год включительно в 130 организациях, что составляет 76 %. Выполняя план – график по упорядочению документов в организациях по 2007 год, одновременно проводилось упорядочение документов за более поздние (2008 – 2010) годы. Это позволит уменьшить объем методической работы кураторов с этими организациями в 2011 году и, соответственно, больше внимания уделить оставшимся, проблемным, организациям. Упорядочены документы досрочно в 46 организациях.
Всего ЭПК управления государственной архивной службы Новосибирской области для согласования и утверждения представлены описи:
- управленческой документации на 12609 ед.хр. (153 %);
- по личному составу на 15639 ед.хр. (167 %);
- научно-технической документации на 577 ед.хр. (94 %),
- фотодокументов на 150 ед. учета (100%).
5. В сфере использования архивных документов
1. выставок документов и изданий - 6
2. радио и телепередач - 18
3. статей и подборок документов - 17
4 . сборников документов и печатных изданий - 7
Исполнение запросов:
1. тематических - 703
в т.ч. генеалогических - 195
2. социально-правовых - 10830
в т.ч. социально-правовых, поступивших от иностранных граждан и организаций - 23
Всего сотрудниками принято участие в 73 информационных мероприятиях;
проведено 67 информационных мероприятий, 143 % к прошлому году (из них 26 в связи с обращениями органов государственной власти и местного самоуправления):
1. Выставок – 6 (2 по изданиям);
2. Публикаций в СМИ и подборок документов – 17 (из них 8 в связи с обращениями органов государственной власти и местного самоуправления);
3. Теле- и радио- передач – 18 (из них 15 в связи с обращениями органов государственной власти и местного самоуправления);
4. Изданий – 4 (из них 1 в связи с обращениями органов государственной власти и местного самоуправления);
5. Экскурсий – 13;
6. Семинаров, конференций – 6 (2 по обращениями органов государственной власти и местного самоуправления);
7. Школьных уроков – 2;
8. Конкурсов – 1.
Организована работа по рассекречиванию документов, находящихся на хранении в облгосархиве. Всего за 2010 г. рассекречено полностью – 1064 ед.хр., рассекречены частично – 40 ед.хр. (697 документов), снята пометка «ДСП» с 10 ед.хр.
6. В сфере технического оснащения архива.
В соответствии с распоряжением администрации Новосибирской области от 03.06.2009 № 217-ра «О мерах по развитию архивной отрасли Новосибирской области» в 2010 г. осуществлены следующие мероприятия:
- приобретение мобильных стеллажей для двух малых хранилищ (одно передано под библиотеку архива);
- приобретение серверов (2 шт.), АРМов (10 шт.);
- дооснащение микрофильмирующего комплекса;
- модернизация программных продуктов баз данных «АКИЗ» и «Фотодокументы»;
- приобретение и установка лицензионного программного обеспечения и официальных отраслевых баз данных («ИССАО», «ИСАР») (подробный отчет предоставляется дополнительно).
Продолжается реализация плана масштабных ремонтных работ, которые осуществляются одновременно в 3-х зданиях (одно выделено архиву и реконструировано под архивохранилище в 2010 г.).
О перспективах работы на 2011 г.
В 2011 в целях соблюдения нормативного порядка передачи дел на государственное хранение планируется:
- организовать прием 5726 единиц хранения управленческой документации, как от организаций-источников комплектования ГБУ ГАНО (в том числе по плану ликвидации задолженности по передаче дел на государственное хранение);
Заместитель директора Государственного архива
Новосибирской области по комплектованию архива
и использованию документов
Ю.Г. Мартынова
архив 2010 год
05 июля состоялось заседание дирекции Государственного архива Новосибирской области, на котором были рассмотрены результаты работы архива в 1 полугодии 2010 года.
Работа Государственного архива Новосибирской области в отчетный период была направлена на обеспечение качественного комплектования архива, сохранности принятых документов, оказание полноценной консультативно-методической и информационной помощи пользователям услуг архива, разнообразное использование архивных документов, а также содействие укреплению материально-технической базы учреждения и его безопасности. В соответствии с указанными задачами были осуществлены следующие виды и объемы работ.
В сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
1. Улучшение физического состояния документов на бумажной основе осуществлялось посредством их реставрации, подшивки и мелкого ремонта.
Объем реставрации документов составил 257 ед.хр. – 26210 листов (по листажу 100% плана). Весь комплекс работ проведен с делами фондов: Р-1228 «Исполнительный комитет Новосибирского окружного Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов», Д- 156 «Коллекция метрических книг культовых учреждений» и Р – 516 «Западно-Сибирский отдел профсоюзов работников коммунального хозяйства…». В числе отреставрированного 3 подшивки газеты «Советская Сибирь» за 1925 г. с общим объемом листажа - 400 (100 % плана).
Сотрудниками отдела обеспечения сохранности документов постоянного хранения и трех архивохранилищ осуществлены переплет и подшивка документов в объеме 1248 ед. хр. (116 % плана), мелкий ремонт документов в объеме 5766 листов (118 % плана), пронумеровано 76640 листов (112 % плана), оформлены 723 обложки дел (131 %), перешифровано 2675 дел. Превышение плановых объемов технической работы связано с увеличением интенсивности использования архивных документов.
В отчетном периоде объем выполнения плановых заданий по проверкам наличия и физического состояния документов, сохранности листов особо ценных документов следующий: проверены наличие и состояние 36850 ед. хр. (108 %), в том числе 1100 ед.хр. по личному составу; 41949 листов (210 дел) ОЦД, выдававшихся в 1 полугодии (105 %, что связано с запросами исследователей на данный вид документов). Фактов утраты дел и документов в плохом физическом состоянии не выявлено.
Для выполнения нормативных требований по проверке наличия документов Архивного фонда в 1 кв. составлен перспективный план проведения работ на 25 лет.
В соответствии с планом проведена проверка наличия и физико-химического состояния микрофильмов страхового фонда и фонда пользования (в комплексе позитив и негатив) Ф.Р-22 в объеме 640 рулонов (100%), 171614 кадров (131%). Проверкой установлено, что фактов утраты роликов нет, техническое состояние фотослоя и основы, перфорационного ряда, склеек удовлетворительное, правильность построения микрофильма не нарушена. Дефекты микропленки механического, физико-химического и биологического происхождения отсутствуют. В «Справочник замикрофильмированных фондов ГАНО» внесены сведения по 564 рулонам (100%).
Под особым контролем руководителей структурных подразделений находится порядок выдачи и приёма дел от всех пользователей. Из фонда пользования вместо подлинников в 1 полугодии исследователям предоставлено 150 рулонов микрофильмов.
В отчетном периоде сотрудниками архивохранилищ в целях улучшения условий хранения документов закартонировано 18283 ед. хр. (183 %, что связано с превышением плана приёма документов) и перекартонировано 7935 дел. В целях рационального использования имеющихся площадей перемещена 641 архивная коробка.
Сотрудниками отдела обеспечения сохранности документов постоянного срока хранения произведены работы по созданию страхового фонда и фонда пользования на комплексе микрофильмирующей лаборатории. Обработаны 170 дел (131%) из фонда Р-560 «Администрация Новосибирской области». Объем работ по листажу выполнен на 111 %, по количеству кадров - на 147,5%, несмотря на то, что работы не велись первые 2 месяца года.
Работы по оцифрованию фонодокументов, запланированные в объёме 90 катушек, не осуществлёны из-за отсутствия специального лицензионного программного продукта.
2 Государственный учет.
По состоянию на 01.07.2010 в Государственном архиве Новосибирской области числится 3576 фондов, 2137720 ед. хр. (в том числе 24805 фотографий, 1334 микроформы на правах подлинников, 16 видеодокументов).
За отчетный период Государственный архив Новосибирской области пополнился 5 новыми фондами, из них: управленческой документации – 1 ( в связи с ликвидацией организации), документов по личному составу ликвидированных организаций – 4.
На хранение поступило 10570 ед.хр., в том числе управленческой документации 3721 ед.хр. и 50 фотографий.
В архивохранилищах продолжена работа в соответствии с планом мероприятий по ликвидации недостатков, выявленных комиссией управления ГАС Новосибирской области в ходе проверки организации учета. В 1 полугодии осуществлены выверка реестров описей фондов с литерами «Д», «Р» и особо ценных фондов с теми же литерами; работы по воссозданию утраченных описей и восстановление экземпляров описей архивохранилища №1, составлению реестра описей фондов с литерой «П», оформлению дел фондов (подробная информация будет представлена в самостоятельном отчёте).
В отношении четвертой версии ПК «Архивный фонд»: произведена установка базы данных на новый процессор, осуществлено конвертирование данных по фондам с литерой «Р», идет выверка перенесённых сведений. Заполнение базы новыми данными не производилось.
В сфере формирования Архивного фонда Российской Федерации. Осуществлены следующие виды работ.
В целях соблюдения нормативного порядка передачи дел на государственное хранение организован прием 3721 ед. хранения (193 %) управленческой документации от организаций – источников комплектования ГБУ ГАНО (ликвидированных и задолжников по передаче), в том числе 20 ед. хр. от администрации Новосибирской области на специальное хранение.
Осуществлён плановый прием научно-технической документации в объеме 243 ед. хр. от 8 организаций.
В 1 полугодии текущего года принято от граждан 353 ед. хранения в составе фондов личного происхождения: сибирского писателя и журналиста С.Е.Кожевникова (220 дел), председателя Новосибирской областной федерации шахмат К.К.Сухарева (113 дел), генерального директора ПО «Изомер» А.И. Брыкина (20 дел). Данный показатель составил 118% планового, что связано со спецификой систематизации фондов личного происхождения и осуществлением дополнительного приёма документов от фондообразователей.
В архивохранилище документов по личному составу принято 6203 дела от 65 ликвидированных предприятий и организаций (в том числе 3124 ед.хр. от 1 источника комплектования ГБУ ГАНО). 41 ед.хр. по личному составу принята на хранение в архивохранилище новейшей истории в фонды Р – 2 и Р-175. Всего - 6244 дела (125 % плана).
В порядке инициативного документирования осуществлен приём 40 ед. хр. (по сдаточной описи) в формируемую коллекцию документов о деятельности Губернатора Новосибирской области В.А. Толоконского, а также 50 ед. фотографий, переданных Новосибирским отделением КПРФ.
За отчётный период ЭПК управления ГАС для согласования и утверждения представлены описи организаций:
- управленческой документации на 8279 ед.хр. (181 %);
- по личному составу на 10789 ед.хр. (493 %);
- научно-технической документации на 369 ед.хр. (338,5 %),
- фотодокументов на 50 ед. учета (100%).
Превышение плановых показателей связано с досрочным описанием документов, как по инициативе самих организаций, так и по причине их ликвидации, а также с активизацией сотрудниками отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства работы с организациями по ликвидации задолженности по упорядочению и описанию документов.
Так, в соответствии с планом-графиком 1 полугодия, должны были представить описи на ЭПК 66 организаций. Представили: 43 организации из графика 1 полугодия, 11 организаций из графика 2-го полугодия (полное описание по плану), 13 провели частичное описание. Итого: 67. Кроме того, 21 организация провела описание своих документов за 2008-2009 гг. (подробный анализ выполнения плана-графика будет представлен на рассмотрение ЭПК 29.06.2010).
Работа с организациями.
В списке организаций - источников комплектования ГБУ ГАНО на 01.01.2010 было 235 организаций, на 01.06.2010 - 232 из них:
- 65 государственной (областной) формы собственности;
- 83 государственной (федеральной) формы собственности;
- 84 негосударственной формы собственности.
Работа по качественному составу списка организаций – источников комплектования архива продолжается. В списке потенциальных источников ГБУ ГАНО значится 10 учреждений. В отчётном периоде проведен анализ состояния делопроизводства в следующих возможных источниках комплектования: Общественной палате Новосибирской области, Административной комиссии Новосибирской области и ассоциации «Совет муниципальных образований Новосибирской области».
Не определились с продолжением сотрудничества с ГБУ ГАНО 2 негосударственных предприятия: ЗАО «Техэнергохимпром» и ОАО «Западно-Сибирская киностудия» (проекты договоров повторно направлены руководителям). Соглашений с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, расположенных на территории субъекта, не оформлялось (не было обращений).
В целях организации качественного делопроизводства и обеспечения сохранности документов при ведомственном хранении проведена следующая работа:
- оказана методическая помощь в разработке: 21 положения об архиве организаций (при плане 9); 19 положений об ЭК (при плане 14); 12 инструкций по делопроизводству (при плане 10); в усовершенствовании и разработке 20 номенклатур дел (план по количеству отработанных статей значительно превышен из-за объёма предоставленных организациями материалов – 120,5% по разработке и 327 % по усовершенствованию);
- проведена 31 проверка (тематические, комплексные, контрольные), при этом наибольшее внимание уделено проверкам сохранности документов перед передачей дел в архив;
- проведены 3 встречи с председателями ЭК/ЦЭК всех организаций – источников комплектования ГБУ ГАНО;
- проведены 3 выездных семинара по вопросам упорядочения и обеспечения сохранности документов (на базе Западно-Сибирского следственного управления, СО Россельхозакадемии и СО АМН - 29 участников);
- организованы проверки наличия документов по личному составу, учтённых по различным формам (представлено 16 актов на ЭПК).
В соответствии с планом работы по внедрению Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых постановлением Правительства России 15.06.2009 № 477, оказана помощь в разработке инструкций по делопроизводству 4-м организациям (утверждены ЭПК): ФГУ «Верхнерыбвод», Управление Федеральной налоговой службы по Новосибирской области, ФГОУ высшего профессионального образования «Новосибирский аграрный университет», Департамент лесного хозяйства по Сибирскому федеральному округу.
В целях рационального проведения проверок в организациях начальником отдела ОКВАиД Протопоповой Е.П. разработаны «Методические рекомендации по проведению проверок в организациях-источниках комплектования государственного бюджетного учреждения Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области».
Для организации оперативного контроля состояния дел в организациях заполняется БД «Учреждения - источники комплектования». Сейчас в неё внесена информация по 181 организации. Работа продолжается.
В сфере создания информационно-поисковых систем и использования документов.
В 1 полугодии продолжилась работа по совершенствованию научно-справочного аппарата к документам архива в соответствии с перспективным планом развития и совершенствования НСА на 2006 -2010 годы.
Завершена работа по описанию фондов личного происхождения А.И. Брыкина, С.Е. Кожевникова (описано в 1 кв. 20 ед. хр. из 220), К.К.Сухарева (описано 88 ед.хр. из 113). Начата работа по описанию фонда Д.И.Иохимовича (описано 40 ед.).
Не завершена работа по описанию документов фонда А.Г.Жукова (плановые 100 ед. хр. описаны), т.к. возникла необходимость формирования единой сдаточной описи из документов, принятых сотрудниками ОКВАиД в разные годы от владельцев документов. Предполагаемый общий объём сдаточной описи - около 300 единиц.
Осуществлена экспертиза ценности документов 2 фондов общественных организаций («Фонд поддержки общественных инициатив» и «Мемориал»). В ходе плановой работы по описанию дополнения к фонду Р-600 «Мемориал» выявлены расхождения с документами в датировке и формулировке событий, изложенных ранее в исторической части предисловия, а также видовое несоответствие вновь принятых документов управленческой документации уже внесённым в состав описи № 1. На заседании ЭМК ГБУ ГАНО принято решение о составлении самостоятельной описи на вновь принятые дела (общее количество – 103 ед.хр.).
В плановом порядке завершена переработка описей фондов Р – 896 «Зап. – Сибирское краевое управление театральными и зрелищными предприятиями», Р – 1963 «Каргатский уисполком», Р – 1073 «Отдел торговли Запсибкрайисполкома», завершена переработка фонда Р-1988 (исполнитель Васильева Н.В.), в результате которой утверждены описи 2-х фондов Р-1988 Новониколаевской земельной комиссии (27 ед.хр.) и образованной коллекции землеустроительных документов Д-124 (753 ед.хр.);фонда Р-1124 (опись на 776 ед.хр.). Не завершена работа по фондам Колыванских органов самоуправления в связи с необходимостью создания объединённых фондов.
Сотрудниками усовершенствованы описи 5 фондов райкомов КПСС и дол по личному составу.
Начаты работы по усовершенствованию описей фондов П-47 Здвинского РК КПСС и П-49 Искитимского ГК КПСС и по переработке описей фондов П-31 Бугринского РК ВКП(б) и П-50 Заельцовского РК КПСС.
В тематическую БД «Фотодокументы» внесена изобразительная и текстовая информация на 1700 единиц.
Использование документов
В 1 полугодии были организованы три экспозиции: посвящённая 90-летию Сибархива (1 документальная, 1 изданий) и к 65-летию победы из фонда журналиста И.И.Нечая (ранее не представлявшиеся широкому кругу). По выставкам проведено 11 экскурсий. Общее количество организованных групп посетителей составило 313 человек.
Работа со средствами массовой информации и редакцией «Новосибирского архивного вестника», как всегда, значительно превышает плановый (650 %).
Подготовлены для новосибирских СМИ (телевидение и радио) 13 передач, для печатных и электронных СМИ 6.
В 1 полугодии 2010 г. подготовлен план издания «Календаря знаменательных и памятных дат Новосибирской области на 2011 г.», начата плановая работа по написанию и организации статей в издание.
Издан сборник документов «Вениамин Вегман: государственная, научная и общественная деятельность», подготовленный совместного с Институтом истории СО РАН.
Осуществляется выявление документов для сборника «Сибирская потребительская кооперация в первой трети ХХ в.» (в соответствии с графиком работ).
Задержано издание электронного сборника документов «Дети войны» в связи с отвлечением сотрудников на иные виды работ, связанные с внешними пользователями. Планируется в ближайшее время завершить сканирование всего объёма отобранных для сборника документов.
Работа 3-х сотрудников читальных залов была направлена на рациональную организацию работы исследователей в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…» и «Правилами работы читальных залов ГБУ ГАНО».
Количество посещений пользователей составило 2308 (в ч/з № 1 – 1628, в ч/з № 2 – 680), что превышает показатели прошлого года за аналогичный период на 9 %. При этом было выданы 11744 ед. хр. и 2551 опись, что, соответственно, на 14 % и на 111% превышает прошлогодний показатель. Количество выдаваемых из научно-справочной библиотеки изданий сократилось, в сравнении с прошлым годом до 37%, и составило 168 экземпляров книг и 79 подшивок газет.
Кроме указанных видов работ, сотрудниками зала осуществлялись консультации по составу документов, полистный просмотр особо ценных дел перед выдачей и сдачей, ведение учетной документации, просмотр дел на наличие документов конфиденциального характера, что связано с особенностями заказываемых исследователями дел, заполнение формы статистического учета используемых исследователями фондов, работа по упорядочению фонда научно-справочной библиотеки (в связи с передачей его другому ответственному лицу).
Изготовлено для исследователей 10313 листов копий (142% показателя прошлого года).
Исполнение запросов.
На отчётный период было запланировано исполнение 170 тематических запросов, исполнено 362 (213%), из них 128 генеалогических и 77 правоустанавливающих запросов. 52 % из общего количества ответов (без уведомлений и доп. запросов) с положительным результатом. Изготовлено по запросам 672 листа копий.
Исполнение социально-правовых запросов было запланировано в количестве 4830 ед. Исполнено 5377 (111% плана), в том числе: 11, поступивших от иностранных граждан и 248 по подтверждению льготного стажа за большой период (в 2 раза больше показателя прошлого года). Срок исполнения запросов превышал нормативный на 1 неделю, что связано с частым неполным составом сотрудников отдела (из-за болезни), приходом двух новых и неопытных исполнителей, значительным превышением количества льготных запросов над плановой цифрой по данному виду запросов. Процент положительных ответов на исполненные по документам архива запросы составил 75 % (3425 ед.)
Консультативный прием граждан, запланированный на уровне прошлого года, превышен и составил в полугодии 5612 человек, что больше на 246 человек на тот же период прошлого года.
Следует отметить увеличение количества невостребованных справок: каждый месяц их остаётся около 250 – месяц работы 2,5 сотрудников.
Для всех категорий пользователей архивной информации поднято 64189 дел (75% годового планового показателя), из них только по архивохранилищу документов по личному составу поднято 38594 дела, т.е. более 60% от общего количества. Изготовлено для исследователей и по запросам 13352 листа копий документов.
Участие в публичных мероприятиях с использованием архивных документов.
Сотрудниками архива подготовлены 3 доклада для семинара (в рамках расширенной коллегии ГАС) по особенностям комплектования, описания и использования ряда комплексов документов.
Самарин И.В. выступил 18.03.2010 на межрегиональной литературно-краеведческой конференции «Великая война – великая Победа» (на базе областной юношеской библиотеки, ок. 50 чел. участников) с докладом «Культурная жизнь Новосибирска в годы Великой Отечественной войны».
Организовано 11 экскурсий по выставкам архива (313 чел.)
Сотрудники архива подготовили 3 доклада на научно-практическую конференцию, посвящённую 150-летию Государственного банка России, и выступили с ними.
Проведен на базе архива урок истории по военной тематике для учащихся 8 кл. (21 чел.)
Кроме того, сотрудниками нескольких подразделений подготовлены доклады для научно-практической конференции, посвящённой 90-летию Сибархива.
В порядке инициативного документирования объявлен конкурс молодого архивиста «Народная летопись», главная цель которого - привлечение молодёжи к сохранению разновидовых документальных источников, как основы формирования объективной исторической информации (в задачи конкурса входят также популяризация документального наследия и содействие пополнению архивов нестандартным документальным материалом, представляющим историческую ценность). Сроки проведения март – октябрь 2010 г., число заявок – 22, участников более 50 человек, в основном, из районов области.
Рассекречивание документов
В 1 полугодии архивом получена лицензия на право работы с носителями сведений, содержащих государственную тайну, после чего организована работа по рассекречиванию архивных материалов.Экспертам предоставлено 523 ед. хр.
Всего за 1-е полугодие рассекречено полностью – 180 ед.хр. (часть осталась на спецхранении), рассекречены частично - 5 ед.хр., снята пометка «ДСП» с 7 ед.хр.
В соответствии с заключениями экспертов и комиссий по рассекречиванию (межведомственной и ГБУ ГАНО) осуществлено изменение грифов, их ретуширование, оформление итоговых записей и передача на открытое хранение.
Передано на общее хранение 83 дела из 3-х фондов: Ф.Р – 11с, Ф.Р – 1653с, Ф.П – 4с; 206 ед.хр. из состава «условно секретных» в фондах ГУВД Новосибирской области.
В сфере укрепления материально-технической базы и повышения уровня безопасности архивных фондов.
В соответствии с распоряжением администрации Новосибирской области от 03.06.2009 № 217-ра «О мерах по развитию архивной отрасли Новосибирской области» начата реализация мероприятий по проведению масштабных ремонтных работ: подготовлен необходимый пакет документов для проведения аукционов на реконструкцию 4-х зданий.
Относительно внедрения «Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации»:
- пожарную безопасность в двух зданиях архива обеспечивают новые системы пожаротушения, работающих на тонко распыленной воде и порошке (вне зоны хранения документов);
- кроме того, на 70% перезаряжены имеющиеся первичные средства пожаротушения и полностью укомплектованы шкафы для пожарных кранов;
- все эвакуационные пути и выходы снабжены светящимися знаками;
- не реже одного раза в месяц проводятся занятия по противопожарной безопасности.
Имеющиеся отклонения от требований правил (например, наличие деревянных дверей, обитых железом, в архивохранилищах, выключателей внутри этих помещений, отсутствие системы дымоудаления) будут ликвидированы в ходе плановых ремонтных работ.
Во исполнение распоряжения Правительства России от 02.11.2009 № 1629-р разработан план поэтапного инженерно-технического оснащения зданий ГБУ ГАНО: установлена кнопка экстренного вызова милиции, следующий этап - оборудование зданий видеонаблюдением и передача их под вневедомственную охрану.
Также в плановом порядке осуществляются профилактические работы по поддержанию нормативного температурно-влажностного режима в архивохранилищах и санитарных норм в помещениях архива.
Зам. директора Ю.Г.Мартынова
01.03.2010 состоялось плановое заседание дирекции Государственного архива Новосибирской области, в соответствии с решениями которой осуществлён ряд мероприятий.
1 марта проведено очередное заседание редакционной коллегии по сборнику документов «Дети войны» (рабочее название). Осуществлен разбор выявленного материала по 8 тематическим разделам:
- организация детского труда в годы войны;
- помощь фронту;
- организация учебного процесса в годы войны;
- дополнительное образование и досуг;
- детская беспризорность;
- охрана детского здоровья;
- эвакуация детей из прифронтовых зон;
- малыши и дошкольники.
Поручено: 1) организовать сканирование отобранного материала начальнику отдела использования и публикации документов Гутыра Т.Н.; 2) составить черновые варианты общего предисловия к изданию и вступлений к подразделам зам. директора по комплектованию и использованию документов Мартыновой Ю.Г.
2 марта проведено совещание с сотрудниками отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства об организации встречи руководства Государственного архива Новосибирской области с председателями ЭК (ЦЭК) организаций – источников комплектования Государственного архива Новосибирской области для обсуждения вопросов подготовки специалистами организаций нормативной документации в сфере архивного дела и качественного комплектования Архивного фонда Новосибирской области документами организаций. В связи с большим количеством организаций – источников комплектования определён следующий график проведения встреч:
12.03 – с председателями ЭК (ЦЭК) государственных областных организаций
16.03 – с председателями ЭК негосударственных организаций
19.03 - с председателями ЭК (ЦЭК) государственных федеральных организаций
Кураторам организаций поручено своевременно проинформировать председателей ЭК (ЦЭК), начальнику отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства Протоповой Е.П. подготовить представление на поощрение благодарностью Государственного архива Новосибирской области специалистов учреждений за организацию делопроизводства и архивного дела
3 марта состоялось рабочее совещание по вопросу разработки технических заданий для усовершенствования баз данных «АКИЗ» и «Фотокаталог».
Относительно базы «АКИЗ» (информация по справочно-документальному обслуживанию населения) рабочей группой принято решение в дополнение к имеющимся группировкам и отчетам заложить в новой версии следующие: «Способ получения запроса», «Категория адресантов» (российские граждане и граждане стран СНГ, пенсионные фонды), «Своевременность исполнения запроса» (соблюдения срока в соответствии с видом запроса). Кроме того, база должна давать возможность 5-летнего хранения полных текстов исполненных справок.
По базе данных «Фотокаталог» решено произвести кардинальные изменения, взяв за основу 3-ю версию отраслевой БД «Архивный фонд». Возможности адаптации её к «Фотокаталогу» поручено изучить зам. директора по обеспечению сохранности и государственному учёту документов Даценко А.Г. и ведущему архивисту отдела НСА и ААТ Буренкову В.А. Варианты требований для разработки пользовательской версии данной базы поручено проанализировать зам. директора по комплектованию и использованию документов Мартыновой Ю.Г. и и.о. начальника отдела НСА ААТ Выдриной О.В.
3 марта официально объявлено о проведении конкурса молодых архивистов «Народная летопись».
5 марта проведена первая из 2 запланированных коммерческих тематических экскурсий по архиву. Ученики 9 класса 10 гимназии г. Новосибирска познакомились с историей Государственного архива Новосибирской области, с фондами 20-х – 30-х годов ХХ века и видовым составом документов, находящихся в них, посмотрели фильм о первой мировой войне, снятый на основе архивных документов, посетили юбилейную выставку и одно из архивохранилищ.
В начале января в Государственном архиве Новосибирской области состоялось заседание дирекции, на котором были подведены итоги 2009 года и освещены основные мероприятия Плана работы на 2010 год.
По словам заместителя директора Государственного архива Новосибирской области Ю.Г. Мартыновой, 2009 год завершился с перевыполнением основных плановых показателей.
Так, в целях обеспечения сохранности документов Государственного архива Новосибирской области в 2009 г. проведены работы по реставрации документов (отреставрировано 779 единиц хранения – 74793 листа (110% плана по листажу); проверке наличия и физического состояния дел (77725 единиц хранения (120 %); работы по картонированию (закартонировано 58846 единиц хранения - 101 % плана); впервые в плановом порядке проведены работы по созданию страхового фонда и фонда пользования на комплексе микрофильмирующей лаборатории в объеме 84 дел (т.е. 14711 листов и 19520 кадров).
Сотрудниками архива продолжена работа с организациями и гражданами с целью комплектования Архивного фонда Новосибирской области. На конец года в списке организаций-источников комплектования Государственного архива Новосибирской области 235 организации, из них:
- 65 государственной областной формы собственности;
- 83 государственной федеральной;
- 87 негосударственной формы собственности.
В 2009 г. принято на хранение управленческой документации 11677 дел: 11112 от организаций – источников комплектования и ликвидированных организаций (в том числе 71 дело в архивохранилище специальной документации), 84 в составе коллекций документов, 481 дело от городского архива.
Кроме того, принято: 16 видеодокументов в составе коллекции документов по охране водных ресурсов Сибири (100%); 6 единиц хранения научно-технической документации (вне плана); 250 единиц фотодокументов (100%), единиц хранения в составе личных фондов (519 %).
В архивохранилище документов по личному составу принято 15423 единиц хранения (11664 от организаций – источников комплектования и 3759 от ликвидированных предприятий и организаций), что составило 308 % планового объема.
В отчетном году поставлены на учёт фонды личного происхождения: Р-546 «Брыкин Александр Иванович (16.08.1920 года рождения), генеральный директор производственного объединения «Изомер», Герой Социалистического Труда, лауреат Ленинский премии, участник Великой Отечественной войны»; Р-2369 «Сухарев Константин Константинович (26.02.1912 – 08.10.2004), председатель Новосибирской областной федерации шахмат, пятикратный чемпион г. Новосибирска, шахматный журналист»; Р-2370 «Кожевников Савва Елизарович (14.09.1903 – 23.10.1962), сибирский писатель, журналист, участник Великой Отечественной войны»; Р-2373 «Бовин Андрей Андреевич (13.05.1931 г.р.), кандидат технических наук, профессор, проректор по научной работе Новосибирского института народного хозяйства, советник главы администрации Новосибирской области по экономическим вопросам»; Р-2374 «Иохимович Давид Исаевич (03.12.1917 – 07.05.1990), журналист, писатель-публицист, член Союза журналистов СССР и Союза писателей СССР, заслуженный работник культуры РСФСР, участник Великой Отечественной войны»; Р-2375 «Жуков Анатолий Галактионович (28.02.1921 г.р.), солист Новосибирского государственного академического театра оперы и балета, заслуженный артист РСФСР, народный артист Российской Федерации, профессор НГК им. М.И. Глинки, участник Великой Отечественной войны»; Р-2376 «Карелин Александр Александрович (19.09.1967 г.р.), Герой России, трехкратный олимпийский чемпион, заслуженный мастер спорта СССР по греко-римской борьбе, депутат Государственной думы Российской Федерации».
В отчетный период проведены 5 заседаний комиссий по рассекречиванию. Протоколами комиссии при архиве рассекречены полностью 195 дел, с 84-х документов снят гриф «секретно». Актами областной межведомственной комиссии (документы для работы подготовлены госархивом области) рассекречено 45 единиц хранения, снят гриф «секретно» с 50 документов. Рассекреченные дела переданы на общее хранение.
По состоянию на 01.01.2010 в Государственном архиве Новосибирской области числится документов на бумажной основе 3569 фондов, 2101045 единиц хранения; в том числе: фондов дореволюционного периода (индекс «Д») – 67 фондов, 13262 единиц хранения; фондов послереволюционного периода (индекс «Р») – 1636 фондов, 998644 единиц хранения; фондов общественно-политических организаций и движений (индекс «П») – 1866 фондов, 1089139 единиц хранения.
В направлении научного использования документов так же отмечено перевыполнение плановых показателей.
В 2009 г. проведены 3 выставки по документам Государственного архива Новосибирской области: к 100-летию Новониколаевского городского общественного управления, к 100-летию освящения первого католического храма в Новониколаевске (вне плана), к 90-летию газеты «Советская Сибирь». Традиционно в конце года проведена выставка новых поступлений в библиотеку Государственного архива Новосибирской области.
Сотрудниками архива для новосибирских телеканалов подготовлены 10 телепередач и телесюжетов, изданы 3 книги и подготовлены материалы рукописи для 4-го издания.
На 2009 г. запланировано исполнение 340 тематических запросов, исполнено 468 тематических и 145 генеалогических запросов. Всего – 613 запросов (в том числе 3 по архивохранилищу специальной документации), что составило 180 % плана.
Возросло количество посетителей читального зала – 3737 человек, т.е. 148 % к показателю 2008 года и 136 % годового плана. Пользователям за отчетный период выдано: 21526 дел, что составило 112% к показателю прошлого года; выдано описей 2849 ед., предоставлено научно-справочной литературы 894 экземпляра изданий и 528 подшивок газет.
За 2009 г. исполнено 11251 запросов (152 % плана) социально-правового характера. Сотрудниками отдела документально-справочного обслуживания в ходе консультативного приема принято 11046 человек, что составило 135 % показателя прошлого года.
Подводя итоги 2009 года, следует подчеркнуть, что значительная часть работы сотрудников Государственного архива Новосибирской области была направлена на работу с населением – это обеспечение социальных прав граждан и обеспечение ретроспективной информацией по истории Новосибирской области.
В планах работы на 2010 год:
- развитие информационного потенциала и увеличение объёма Архивного фонда Новосибирской области – важной составной части государственных информационных ресурсов и историко-культурного наследия Новосибирской области;
- обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Новосибирской области, повышение уровня безопасности архивных документов на всех стадиях работы с ними;
- удовлетворение потребностей населения, органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных организаций и учреждений Новосибирской области в архивной информации, в том числе в целях осуществления социально-правовой защиты граждан.
Из мероприятий по организации использования документов Архивного фонда Новосибирской области в 2010 году запланированы:
- подготовка 2 телесюжетов и 2 статей, посвященных 65-летию Победы и 90-летия Сибархива;
- в рамках празднования 90-летия Сибархива запланировано проведение выставки документов и научно-практической конференции с презентацией сборника документов о деятельности В.Д. Вегмана (отв. д.и.н. С.А.Красильников); проведение конкурса «Юный архивист»;
- завершение работы по описанию фондов личного происхождения А.А. Бовина,
А.И. Брыкина, С.Е. Кожевникова, К.К. Сухарева, Д.И. Иохимовича, а также документов из коллекции Военно-научного общества при Доме офицеров и фонодокументов коллекции Н.М. Мельникова.
АРХИВ 2009 год:
16.11.2009 состоялось очередное заседание дирекции Государственного архива Новосибирской области, на котором рассмотрены результаты текущей работы и перспективы выполнения плановых заданий.
В отделе обеспечения сохранности документов постоянного срока хранения основные работы по реставрации и мелкому ремонту архивных документов осуществляются в соответствии с планом. В работе у сотрудников находятся особо ценные документы большого и очень интересного фонда «Сибпомгол» (Сибирской комиссии помощи голодающим), а также коллекции метрических книг церквей Томской духовной консистории, которые после реставрации станут доступны исследователям. Активизированы работы по микрофильмированию и созданию фонда пользования распорядительных документов администрации Новосибирской области.
Приём документов на государственное хранение будет перевыполнен, особенно по приёму документов личного состава ликвидированных предприятий. Кроме документов общего делопроизводства и по личному составу приняты на хранение фонды личного происхождения
Н.Д. Вертоградской, Д.А. Шамшурина, Ю.М. Мосткова, Н.Р. Чернова, И.Н. Кузнецова, а также коллекция документов по охране водных объектов Новосибирской области, в том числе видеодокументы.
По работе с организациями-источниками комплектования (238 организаций) проблемой остаётся своевременное упорядочение дел, образовавшихся в процессе их деятельности. Отделом комплектования ведомственных архивов и делопроизводства готовится развернутая информация по работе с организациями, в том числе и о проведении проверок по сохранности документов, организации их хранения, ведению делопроизводства и т.п., которая будет рассмотрена на очередном заседании Экспертно-проверочной комиссии управления государственной архивной службы Новосибирской области. Активно ведутся работы по паспортизации ведомственных архивов. С целью своевременного и правильного оформления паспорта сотрудниками архива проведен семинар.
Особое внимание уделено исполнению справок социально-правового характера. При растущем количестве подобных справок (ок. 10 тысяч), сроки их исполнения соблюдаются в соответствии с установленным законом. Усилен контроль за качеством подготовленной информации. Отмечен рост количества граждан, обратившихся на консультативный приём (в среднем 60-70 чел. в день).
В соответствии с планом сотрудниками отдела использования и публикации документов организована работа 2-х читальных залов (количество посещений, подъема дел исследователям и количество изготовленных копий документов превышают плановые); исполнено более 550 тематических запросов (больше запланированного на год); завершены работы по 2-м изданиям (Календарь памятных и знаменательных дат», «Коллективизация сибирской деревни»). Продолжается работа над электронным изданием «Дети войны», согласован план совместных работ с Институтом истории СО РАН.
В соответствии с утвержденным планом по укреплению материально-технической базы архива осуществляется монтаж новой системы пожаротушения в корпусе № 2 Государственного архива Новосибирской области, завершен ряд подготовительных работ для проведения в будущем году капитального ремонта зданий архива.
Дирекция обратила внимание ряда руководителей на необходимость корректировки распределения между сотрудниками некоторых видов работ с целью более рационального использования оставшегося до конца отчетного периода рабочего времени, а также на усиление контроля за исполнением графика работ по ликвидации выявленных в деятельности структурных подразделений недостатков.
28.09.2009 г. состоялось расширенное заседание дирекции Государственного архива Новосибирской области. Основной вопрос – состояние дел в организациях-источниках комплектования облгосархива по обеспечению качественного комплектования Архивного фонда Новосибирской области как части Архивного фонда Российской Федерации и качество работы с данными организациями. Присутствовали на заседании ведущие специалисты отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства. На дирекции была заслушана информация начальника отдела Е.П. Протопоповой (Читать далее...)
В ходе обсуждения было указано об отсутствии в представленной информации главного – анализа общей картины состояния дел в организациях по соблюдению нормативных сроков описания документов и передаче их на государственное хранение, переоформления нормативной документации. Обращено особое внимание на более тщательную и оперативную работу со Списком организаций – источников комплектования Государственного архива Новосибирской области в целях качественного формирования Архивного фонда Новосибирской области. Кроме того, как неоднократно уже рекомендовалось сотрудникам отдела, необходимо предпринимать меры по устранению недостатков своевременно с привлечением администрации Государственного архива Новосибирской области в особо сложных ситуациях.
Рекомендовано пересмотреть представленную информацию в срок до ноября 2009 г. и подготовить анализ в соответствии с указанными замечаниями. План работы отдела на 2010 г. разработать совместно с куратором и только на основе качественно подготовленного анализа состояния дел в организациях.
29.06.2009 г. состоялось заседание дирекции Государственного архива Новосибирской области, на котором подводились итоги работы учреждения за 1 полугодие текущего года.
Практически все основные показатели плана выполнены. Объем реставрации документов составил 358 ед.хр. – 38212 листов (102% плана по листажу). Работы проводились по следующим фондам: Коллекция метрических книг культовых учреждений, Правление Сибирских железных дорог, Прокуратура Новосибирской области, Сибкрайком ВКП(б), Коллекция Сибистпарта. В числе отреставрированного подшивка газеты «Русская речь» за 1919 год, «Народная газета» за 1918 – 1919 гг. общим объемом 300 листов.
Переплет и подшивка документов осуществлены в объеме 1170 ед. хр. (115% плана), мелкий ремонт - в объеме 4000 листов (103 % плана), пронумеровано листов 43074 (100 % плана), оформлено 387 обложек дел (65 %, что связано с перераспределением рабочего времени сотрудников архивохранилищ на иные виды работ), перешифровано 3384 дел (113%).
По состоянию на 1 июля 2009 г. в Государственном архиве Новосибирской области числится 4359 фондов, 2071685 ед. хр.; в списке организаций-источников комплектования 239 организаций, из них 91 негосударственной формы собственности.
Включены в список:
- 10 территориальных избирательных комиссий (с выборочной формой приёма).
В 1 полугодии организован прием 7044 ед. хранения управленческой документации от организаций – источников комплектования (103 % планового показателя), 76 ед. хр. из городского архива (вне плана), 100 единиц фотодокументов (100%), 328 ед. хр. в составе личных фондов (103%), 16 видеодокументов в состав коллекции по охране водных ресурсов Сибири (100%). В архивохранилище документов по личному составу принято 3006 дел от ликвидированных предприятий и организаций, что составило 100 % предполагаемого объема.
Особое внимание уделено исполнению справок социально-правового характера. За 1 полугодие 2009 г. поступило 5164 заявления граждан по социально-правовым вопросам. Исполнено 6826 запроса (175% плана). Из подготовленных 6146 ответов по фондам Государственного архива Новосибирской обалсти – 4765 с положительным результатом (78%). Исполнено в срок 4376 запроса, что составило 64 % от общего количества. На данный момент срок исполнения всех видов социально-правовых запросов соответствует законодательно установленным нормам. В соответствии с новым Регламентом исполнения консульских запросов 11 из 23 поступивших были направлены в организации по принадлежности, 12 исполнены в установленные законодательством сроки, 8 – с положительным результатом. Сотрудниками отдела в ходе консультативного приема принято 5366 человек, что больше показателя прошлого года на 1044. В среднем, ежедневно обращается около 50 человек, иногда свыше 100.
Количество дел, выданных из хранилищ архива исследователям и сотрудникам архива, в 1 полугодии составило 52921 ед. хр., в том числе 180 рул. микрофильмов, – 126 % плана.
Сотрудниками проведены 2 выставки: к 100-летию Новониколаевского городского общественного управления и к 100-летию освящения первого католического храма в Новониколаевске. По выставке к 100-летию общественного управления подготовлена электронная презентация.
В соответствии с планом сотрудниками отдела использования и публикации документов были подготовлены: 1 радиопередача о новых документальных поступлениях в Государственный архив Новосибирской области (при участии Е.П. Протопоповой; р/к «Слово», эфир 27.03.2009, продолжительность передачи - 20 мин.) и 1 телесюжет, посвященный 125-летию композитора К.Н. Нечаева, отмечаемого 01.01.2009 (т/к «Мир», эфир 27.12.2008, 28. 12. 2008, продолжительность – 4,5 мин.).
Вне плана для ГТРК «Новосибирск» был отобран материал и оказана помощь в проведении съемок 1 телепередачи в рамках общероссийского конкурса «История одной фотографии», 2-х сюжетов новостной программы «Вести-Новосибирск» о переименовании города и к Дню архивиста. Для студии «Репортёр» (49 канал) подготовлено 3 сюжета: по Книге Памяти Новосибирской области и двух первых Почетных гражданах Новониколаевска (Гондатти и Жернаков). Для канала ОТС подготовлено 2 сюжета: о фронтовых письмах и военной цензуре, о Новониколаевском пожаре 1909 г.
В соответствии с планом подготовлены статьи к 125-летию композитора К.Н. Нечаева «Воспитание музыкой» («Ведомости» № 3 от 23.01.2009) и о новом издании «Сибирское кооперативное маслоделие» для «Новосибирского архивного вестника».
Так же подготовлены:
- 3 статьи для «Новосибирского архивного вестника» (о выставках документов 2008 г., об историке-архивисте Стрелове, о Г.Ф. Миллере);
- 2 подборки документов: 34 фотографии для иллюстрации книги «Рекорды Новосибирска» (мэрия) и 44 фотографии для книги о земляках-героях (областная администрация);
- 2 статьи об архитекторе О.А. Шталь и о коллекции профессора М.Н. Мельникова в областные краеведческие издания.
В 1 полугодии сотрудники Отдела использования и публикации документов работали над 3 (из 4-х) запланированными изданиями: «Календарь знаменательных и памятных дат Новосибирской области на 2010 г.», сборник документов «Общественная и культурная жизнь Сибири в переписке В.Д. Вегмана» хроникально-документальный сборник «Коллективизация сибирской деревни».
Сотрудники архива, по инициативе Новосибирского городского Совета депутатов, приняли участие в отборе документов, формировании разделов, археографической обработке, написании введений к главам сборника документов «10 лет на службе города: Новониколаевская городская дума в документах и материалах».
На 1 полугодие 2009 г. было запланировано исполнение 152 тематических запросов, исполнено 279 тематических и 94 генеалогических запросов. Всего –373 запроса (из них 3 по архивохранилищу спецдокументации), что составило 245 % плана и 154 % показателя 1 полугодия 2008 г.
В соответствии с утвержденным планом по укреплению материально-технической базы архива осуществлены:
- монтаж новой системы пожаротушения в корпусе № 1 Государ