отдел комплектования ведомственных архивов и делопроизводства
И.о. заведующей отделом – Колупаева Ирина Евгеньевна, тел. 223-92-61,
Отдел создан в 1967 году и является структурным подразделением архива, непосредственно отвечающим за качественное комплектование архивного фонда Новосибирской области.
Руководствуясь Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации», принятым в 2004 году, другими законодательными и правовыми актами по архивному делу, Правилами работы государственных архивов, Основными правилами работы архивов организаций, отдел осуществляет методическую и практическую помощь организациям-источникам комплектования Государственного архива Новосибирской области, федеральным органам и организациям, а при необходимости и сторонним организациям (на договорных условиях), в вопросах организации делопроизводства и ведомственного хранения документов.
Сотрудники отдела участвуют в работе экспертных комиссий организаций, организуют упорядочение документов постоянного хранения и по личному составу, оформляет научно-справочный аппарат к описям.
Отдел активно внедрять в практику работы современные и прогрессивные методы формирования Архивного фонда Новосибирской области.
В отделе сегодня работают специалисты архивного дела высокой квалификации, постоянно повышающие свой профессиональный и образовательный уровень, душой болеющие за качественный состав Архивного фонда области.
Отдел работает в тесном контакте с НП «Центр архивных технологий», который на 70 % решает вопросы упорядочения документов организаций-источников комплектования, проводит семинары, готовит методические пособия для служб ДОУ и архивов.
Организационная и методическая работа отдела сегодня проводится не только с источниками комплектования государственного (областного) подчинения, но и с организациями регионального и межрегионального уровня, федеральными структурами, не являющимися источниками комплектования архива, общественными организациями, общественно-политическими партиями и движениями.
информация о состоянии дел в организациях-источниках комплектования облгосархива по обеспечению качественного комплектования Архивного фонда Новосибирской области как части АФ Российской Федерации
Информация начальника отдела комплектования ведомственных архивов и делопроизводства
Е.П. Протопоповой на заседании дирекции облгосархива 29.09.2009 г.
«Одной из основных задач Государственного архива Новосибирской области является качественное комплектование Архивного фонда Новосибирской области, через оказание организационно-методической и практической помощи организациям – источникам комплектования Государственного архива Новосибирской области по вопросам постановки делопроизводства, формирования материалов Архивного фонда и ведомственного хранения документов до передачи их на государственное хранение.
В целях выполнения основной задачи отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства областного архива ведет многогранную работу с организациями.
Ведение списков постоянных источников комплектования архива.
На 27.09.2009 в списке организаций-источников комплектования Государственного архива Новосибирской области организация, из них 88 негосударственной формы собственности.
Сменили форму собственности, стали:
- ОАО «Новосибирксоблэнерго»,
- ОАО «ГазТрансКом».
Исключены из списка источников комплектования архива 4 организации:
- Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Сибирскому федеральному округу (присоединение к Управлению Министерства юстиции Российской Федерации по Новосибирской области, протокол Экспертно-проверочной комиссии (далее ЭПК) ЭПК от 27.03.2009 № 3),
- ОАО по монтажу энергетического оборудования в Сибири «Сибэнергомонтаж» (ликвидация, протокол ЭПК от 31.07.2009 № 7),
- открытое акционерное общество «Струг-проект» (отказ от сотрудничества, протокол ЭПК от 31.07.2009 № 7),
- общество ограниченной ответственности «Выставочное общество «Сибирская ярмарка» (отказ от сотрудничества, протокол ЭПК от 25.09.2009 № 9).
Включены в список источников комплектования архива 12 организаций:
- Территориальная избирательная комиссия Дзержинского района
г. Новосибирска, (протокол ЭПК от 30.01.2009 № 1),
- Территориальная избирательная комиссия Железнодорожного района
г. Новосибирска, (протокол ЭПК от 30.01.2009 № 1),
- Территориальная избирательная комиссия Заельцовского района
г. Новосибирска, (протокол ЭПК от 30.01.2009 № 1),
- Территориальная избирательная комиссия Калининского района
г. Новосибирска, (протокол ЭПК от 30.01.2009 № 1),
- Территориальная избирательная комиссия Кировского района
г. Новосибирска, (протокол ЭПК от 30.01.2009 № 1),
- Территориальная избирательная комиссия Ленинского района
г. Новосибирска, (протокол ЭПК от 30.01.2009 № 1),
- Территориальная избирательная комиссия Октябрьского района
г. Новосибирска, (протокол ЭПК от 30.01.2009 № 1),
- Территориальная избирательная комиссия Первомайского района
. Новосибирска, (протокол ЭПК от 30.01.2009 № 1),
- Территориальная избирательная комиссия Советского района
г. Новосибирска (протокол ЭПК от 30.01.2009 № 1),
- Территориальная избирательная комиссия района Центрального
г. Новосибирска (протокол ЭПК от 30.01.2009 № 1),
- Областное государственное учреждение среднего профессионального образования» Новосибирский колледж физической культуры» (протокол ЭПК от 30.01.2009 № 1),
- Государственное бюджетное учреждение Новосибирской области «Центр занятости населения
г. Новосибирска (протокол ЭПК от 31.07.2009).
До конца 2009 года планируется исключить из списка организаций - источников комплектования Государственного архива Новосибирской области:
- ОАО «Новосибирское производственное объединение «Сибсельмаш» (отказ от сотрудничества),
- Филиал ОАО «Российские железные дороги» «Новосибирский стрелочный завод» (ликвидация),
- Толмачевскую таможню (реорганизация в форме присоединения к Новосибирской таможне),
- ОАО «ВИНАП» (ликвидировано, документы в ГАНО),
- Новосибирское отделение Российского фонда культуры (прекращение деятельности, отсутствие документов Архивного фонда Российской Федерации),
- Новосибирскую ассоциацию молодежных организаций (прекращение деятельности, отсутствие документов Архивного фонда Российской Федерации),
- Новосибирское региональное отделение политической партии «Союз Правых Сил» (отсутствие документов Архивного фонда Российской Федерации).
Включить в список организаций источников комплектования Государственного архива Новосибирской области:
- Управление по охране, контролю и регулированию использования объектов животного мира и среды их обитания Новосибирской области,
- Закрытое акционерное общество «ЭНЕРГОТЕХНОСИБ».
За 9 месяцев 2009 г. оформлено 16 договоров на сотрудничество с негосударственными организациями-источниками комплектования архива, т.о. из 88 организаций-источников комплектования Государственного архива Новосибирской области негосударственной формы собственности с 78 организациями имеются договоры на сотрудничество, заключенные в период 2004 - 2009 гг., что составляет 100 % от общего количества организаций (за исключением 10, находящихся в стадии ликвидации, а значит возобновлять договорные отношения нецелесообразно).
Оформлены Соглашения на сотрудничество со следующими организациями федерального подчинения:
- Сибирским территориальным управлением Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия (Соглашение от 18.02.2009 № 1),
- Сибирским территориальным управлением Федерального агентства железнодорожного транспорта (Соглашение от 01.04.2009 № 2),
- Верхнеобским территориальным управлением Федерального агентства по рыболовству (Соглашение от 15.04.2009 № 3). Все Соглашения подписаны и учтены в журнале регистрации,
- Департаментом лесного хозяйства по Сибирскому федеральному округу (Соглашение от 14.07.2009 № 5),
- Новосибирским областным управлением инкассации, филиалом Российского объединения инкассации «Росинкассация» (Соглашение от 15.06.2009 № 4),
- Территориальным органом Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения и социального развития Новосибирской области (Соглашение от 14.07.2009 № 6).
На 27.09.2009 отдел оформил и ведет сотрудничество в рамках Соглашений с 24 территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, расположенных на территории Новосибирской области и не являющихся источниками комплектования Государственного архива Новосибирской области .
В целях устранения задолженности по упорядочению документов постоянного хранения и по личному составу в источниках комплектования Государственного архива Новосибирской области направлены планы-графики представления описей на ЭПК управления государственной архивной службы Новосибирской области, проведено 4 семинара. Из 113 организаций, запланированных на упорядочение документов в текущем году, 100 организаций провели описание, из них 84 организаций в соответствии с планом-графиком упорядочения на 1-3 кварталы 2009 года. 16 организаций представили описи на рассмотрение ЭПК управления государственной архивной службы Новосибирской области, досрочно (план 4 квартала 2009 г.).
Из 29 плановых:
- перенесли по письмам на 4 кв. 2009 года – 16 организаций,
- перенесли по письмам на 2010 год – 2 организации.
11-ти организациям кураторы вернули описи на доработку:
- Департамент по тарифам Новосибирской области (на ЭПК в октябре),
- Управление физической культуры и спорта Новосибирской области (на ЭПК в октябре),
- ОАО «Строительный трест № 43» (на ЭПК в октябре),
- ОГУЗ ГНОКБ – на ЭПК в октябре,
- Управление по делам молодежи Новосибирской области (опись № 1) – (на ЭПК в октябре),
- ОАО «Новосибирскрыбхоз» (на ЭПК в октябре),
- ОАО «Тяжстанкогидропресс» (на ЭПК в октябре),
- Управление по обеспечению деятельности мировых судей и ведению регистра муниципальных правовых актов (на ЭПК в октябре),
- Новосибирский филиал ОАО «Сибирьтелеком» (на ЭПК в октябре),
- НПО «ЭЛСИБ» ОАО (на ЭПК в октябре),
- Департамент имущества и земельных отношений Новосибирской области (на ЭПК в октябре).
Всего досрочно упорядочили документы постоянного хранения 12 организаций (1272 дела).
В ходе проверки наличия документов, находящихся на ведомственном хранении выявлена утрата дел в 3-х организациях.
1. ОАО «Станкосиб» - 2 дела по описи № 1 дел постоянного хранения за 1996 год: «Устав открытого акционерного общества «Станкосиб-Холдинг», № «Годовой бухгалтерский отчет акционерного общества по основной деятельности»).
Дела сняты с государственного учета (протокол ЭПК управления управления государственной архивной службы Новосибирской области от 27.02.2009 № 2).
2. Филиал ОАО «Российские железные дороги «Новосибирский стрелочный завод» - 21 дело за 1993-2001годы: сводные планы организационно-технических мероприятий за 1998—2000 годы, штатное расписание завода на 2001 год, годовые статистические отчеты о создании передовых технологий и технологических инновациях завода (ф.1-т, 2-и) за 1998-2000 годы, баланс производственной мощности завода за 2001 год, коллективные договоры завода на 1995-2003 годы, протоколы совещаний, конференций завода о выполнении коллективных договоров за 1993-1996 годы, сметы и финансовые отчеты профкома завода за 1998-2001 годы, буклет «Новосибирский стрелочный завод» за 2000 год и другие.
Дела сняты с государственного учета (протокол ЭПК управления государственной архивной службы Новосибирской области Новосибирской области от 31.07.02.2009 № 7).
3. ОАО «Сибпромвентиляция» - 23 дела за 1994-2004 годы: протоколы заседаний Совета директоров за 1994-1998 годы, приказы генерального директора общества по основной деятельности за 1994-1998 годы, годовые бухгалтерские отчеты по основной деятельности и капитальным вложениям общества за 1994-1998 годы, годовые бухгалтерские отчеты филиалов за 1994-2001 годы, сводные бухгалтерские отчеты общества по основной деятельности за 1999-2001 годы.
Дела сняты с государственного учета (протокол ЭПК управления государственной архивной службы Новосибирской области от 31.07.2009 № 7).
Оказание методической помощи в разработке нормативных документов.
Внедрение перечней документов, образующихся в деятельности ОАО «Российские железные дороги», органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждений, с указанием сроков хранения проводилось при разработке и усовершенствовании номенклатур дел следующих организаций:
- Прокуратуры Новосибирской области (в стадии разработки),
- Следственного управления Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по Новосибирской области (в стадии разработки),
- Западно-Сибирского следственного управления на транспорте Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации (в стадии разработки),
- Западно-Сибирской транспортной прокуратуры (пройдено согласование через ЭПК управления государственной архивной службы Новосибирской области, протокол от 27.03.2009 № 3),
- Филиала ОАО «Российские железные дороги» «Западно-Сибирская железная дорога» (в стадии разработки).
За 1-3 кварталы 2009 г. согласовано ЭПК управления государственной архивной службы Новосибирской области 15 номенклатур дел:
1. Экспертно-криминалистическая служба – филиал ЦЭКТУ г. Новосибирска (новая)
2. Управление Роснедвижимости по Новосибирской области
3. Областное государственное учреждение здравоохранения «Центр крови»
4. Межрегиональное управление Росфинмониторинга по Новосибирской области
5. Межрегиональная ассоциация экономического взаимодействия субъектов Российской Федерации «Сибирское соглашение». Исполнительный комитет
6. Западно-Сибирская транспортная прокуратура
7. ОАО «Вторчермет»
8. ОАО «Новосибирскрыбхоз»
9. Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Новосибирской области (новая)
10. Управление судебного департамента в Новосибирской области
11. Управление по делам ЗАГС Новосибирской области
12. Инспекция государственного строительного надзора Новосибирской области (новая)
13. Сибирское территориальное управление Федеральной службы по охране культурного наследия
14. Примерная номенклатура органов местного самоуправления
15. Сибирское межрегиональное управление Федерального агентства по техническому регулированию «Ростехрегулирование»
Оказана методическая помощь в подготовке 19 инструкций по делопроизводству, 41 положение об экспертных комиссиях, 29 положений об архивах организаций (утверждены ЭПК управления государственной архивной службы Новосибирской области).
Проведено 4 совместных проверки организаций-источников комплектования архива.
комплексные |
3 |
25 |
14 |
42 |
56 |
тематические |
1 |
18 |
9 |
50 |
9 |
Проведенный анализ работы отдела показал, что необходимо:
- активизировать работу по усовершенствованию списка постоянных источников комплектования Государственного архива Новосибирской области, своевременно решать вопросы упорядочения документов постоянного хранения и по личному составу и планово представить документы (акты, справки, описи дел и др.) на рассмотрение на ЭПК управления государственной архивной службы Новосибирской области;
- принять все меры к упорядочению документов организаций-источников комплектования Государственного архива Новосибирской области по 2006 год включительно;
- обеспечить качество нормативных документов, описей дел, представляемых на рассмотрение ЭПК управления государственной архивной службы Новосибирской области;
- ликвидировать задолженности по передаче в Государственного архива Новосибирской области документов постоянного хранения;
- соблюдать периодичность проведения проверок, повысить их качество и информативность. Обеспечить контроль над устранением нарушений, выявленных в ходе проверки.
Для этого необходимо методическое обеспечение отдела по всем вопросам комплектования архивного фонда на уровне управления государственной архивной службы Новосибирской области.
