В целях реализации плана мероприятий по проведению административной реформы в Новосибирской области в 2006-2008 годах, утвержденного распоряжением Губернатора Новосибирской области от 18.05.2006 № 137-р «О плане мероприятий по проведению административной реформы в Новосибирской области в 2006–2008 годах», в соответствии с постановлением администрации Новосибирской области от 22.08.2006 № 64-па «Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг»
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить прилагаемый Административный регламент управления государственной архивной службы Новосибирской области по исполнению государственной функции по формированию экспертно-проверочной комиссии по вопросам экспертизы ценности, отбора и включения документов в состав Архивного фонда Новосибирской области (далее - Административный регламент).
2. Управлению государственной архивной службы Новосибирской области (Моисеев В.В.) обеспечить исполнение государственной функции в соответствии с Административным регламентом.
3. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя Губернатора Новосибирской области Хомлянского А.Б.
В.А. Толоконский
Утвержден
Постановлением
Губернатора Новосибирской области
от 27.02.2008 N 64
Административный регламент управления государственной архивной службы Новосибирской области по исполнению государственной функци по формированию экспертно-проверочной комиссии по вопросам экспертизы ценности, отбора и включения документов в состав Архивного фонда Новосибирской области
I. Общие положения
1. Наименование государственной функции
Формирование экспертно-проверочной комиссии по вопросам экспертизы ценности, отбора и включения документов в состав Архивного фонда Новосибирской области.
2. Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение государственной функции
Исполнение государственной функции по формированию экспертно-проверочной комиссии по вопросам экспертизы ценности, отбора и включения документов в состав Архивного фонда Новосибирской области осуществляется в соответствии с:
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169, 2006, № 50, ст. 5280, 2007, № 49, ст.6079);
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007);
Законом Новосибирской области от 26.09.2005 № 315-ОЗ «Об архивном деле в Новосибирской области» (Ведомости Новосибирского областного Совета депутатов, № 40, 30.09.2005);
постановлением Губернатора Новосибирской области от 18.04.2005 № 222 «Об управлении государственной архивной службы Новосибирской области» ("Советская Сибирь", 04.05.2005, № 83, 04.10.2005, № 190);
приказом начальника управления государственной архивной службы Новосибирской области от 29.09.2005 № 73-од «О Положении об экспертно-проверочной комиссии управления государственной архивной службы Новосибирской области и Регламенте ее работы» ("Новосибирский архивный вестник", 2006, № 18).
3. Орган по исполнению государственной функции
Управление государственной архивной службы Новосибирской области (далее – управление ГАС) формирует экспертно-проверочную комиссию (далее – ЭПК) по вопросам экспертизы ценности, отбора и включения документов в состав Архивного фонда Новосибирской области, которая осуществляет свою деятельность во взаимодействии с экспертно-методическими комиссиями (далее – ЭМК) областного государственного учреждения «Государственный архив Новосибирской области» (далее – ОГУ ГАНО) и муниципального учреждения «Новосибирский городской архив», центральными экспертными комиссиями (далее – ЦЭК), экспертными комиссиями (далее – ЭК) организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов Новосибирской области.
4. Порядок информирования об исполнении государственной функции
1) местонахождение управления ГАС и его почтовый адрес: ул. Свердлова, 16, к.23, г. Новосибирск, 630007;
2) электронный адрес управления ГАС: pvd@obladm.nso.ru;
3) телефоны:
приемная (383) 222-60-30;
отдел по работе с государственными и муниципальными архивами: (383) 223-14-01, 223-22-89;
факс: (383) 223-89-52;
4) официальный сайт управления ГАС www.sibarchives.ru;
5) график работы управления ГАС:
понедельник - четверг 9.00 - 18.00
пятница 9.00 - 17.00
суббота, воскресенье - выходные дни;
6) информация об исполняемой управлением ГАС государственной функции предоставляется непосредственно в помещении управления ГАС, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на сайте www.sibarchives.ru.;
7) информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:
по телефонам управления ГАС;
по письменным обращениям;
по электронной почте по адресам управления ГАС pvd@obladm.nso.ru, специалистов detv@obladm.nso.ru, kip@obladm.nso.ru, bavv@obladm.nso.ru, peiv@obladm.nso.ru , oom@obladm.nso.ru и сайта www.sibarchives.ru;
при личном обращении в управление ГАС;
8) при ответах на телефонные звонки сотрудники отдела по работе с государственными и муниципальными архивами управления ГАС подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты в вежливой форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок;
9) в случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы специалистов управления);
10) при информировании посредством личного обращения сотрудник отдела обязан принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы отдела;
11) при информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица;
12) при информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении;
13) все запросы исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней с момента поступления обращения.
II. Административные процедуры
5. Описание последовательности действий при исполнении государственной функции
Основанием для реализации государственной функции является пополнение Архивного фонда Новосибирской области документами постоянного срока хранения и включает следующие административные процедуры:
1) определение состава ЭПК;
2) организация работы ЭПК;
3) оформление решений ЭПК по вопросам экспертизы ценности, отбора и включения документов в состав Архивного фонда Новосибирской области;
4) организация контроля и проверка исполнения решений ЭПК.
Блок-схема последовательности действий управления ГАС по исполнению государственной функции дана в приложении № 1 к административному регламенту.
Ответственность за исполнение государственной функции несет заместитель начальника управления ГАС.
6. Определение состава ЭПК
Состав ЭПК утверждается приказом начальника управления ГАС.
В состав ЭПК входят: председатель, два заместителя, секретарь, члены комиссии, эксперты. Руководство работой ЭПК осуществляет председатель - заместитель начальника управления ГАС. Члены комиссии назначаются из числа специалистов управления ГАС, ОГУ ГАНО, муниципального учреждения «Новосибирский городской архив». Экспертами являются руководители архивных органов муниципальных районов и городских округов, специалисты муниципального учреждения «Новосибирский городской архив» и работники отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства ОГУ ГАНО. В состав ЭПК могут быть включены по согласованию представители муниципальных архивов и организаций – источников комплектования. Состав ЭПК может меняться с учетом кадровых изменений.
7. Организация работы ЭПК
1) архивные документы включаются в состав Архивного фонда Новосибирской области на основании экспертизы ценности документов (т.е. изучения документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное хранение);
2) включение документов в состав Архивного фонда Новосибирской области осуществляется на основе комплексного применения критериев происхождения документов (функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера, время и место создания документа и т.п.), содержания документов (значимость информации, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость, вид документа, его подлинность), внешних особенностей документов (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа);
3) подготовку документов для рассмотрения на заседании ЭПК, осуществляют эксперты в соответствии с Перечнем основных документов, представляемых на рассмотрение ЭПК управления ГАС (приложение № 2 к административному регламенту);
4) эксперт:
проверяет правильность и полноту представляемых документов организации – источника комплектования с момента их поступления не более 30 дней;
готовит своё заключение на документы, подлежащие рассмотрению ЭПК и проект решения ЭПК в 2-х экземплярах за 2 недели до заседания;
передает документы вместе с заключением и проектом решения на рецензирование члену ЭПК за 2 недели до заседания;
представляет замечания на рецензируемый документ его автору (курируемой организации) и контролирует устранение недостатков;
5) при проведении экспертизы ценности документов и определении сроков хранения документов эксперты руководствуются перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (отраслевые перечни), а также сроками хранения отдельных видов архивных документов, в том числе не вошедших в указанные перечни, которые устанавливаются законодательством Российской Федерации;
6) анализ и предварительную оценку документов осуществляют члены ЭПК в 2-х недельный срок до заседания ЭПК, при необходимости срок рассмотрения продлевается по согласованию с председателем ЭПК;
7) при отсутствии замечаний член ЭПК подписывает заключение на документы, подлежащие рассмотрению ЭПК;
8) при наличии замечаний к представленным документам член ЭПК возвращает эти документы эксперту на доработку без вынесения на рассмотрение ЭПК;
9) члены ЭПК информируют в письменном виде секретаря ЭПК о документах, прошедших предварительную оценку и представляемых на рассмотрение ЭПК не позднее, чем за 5 дней до заседания ЭПК;
10) секретарь ЭПК:
знакомит с поступившими материалами, проектами решений и решениями ЭМК ОГУ ГАНО, муниципального учреждения «Новосибирский городской архив» председателя ЭПК за 3 дня до заседания ЭПК;
составляет повестку дня очередного заседания ЭПК и передает председателю ЭПК не позднее, чем за 2 дня до заседания;
информирует по телефону членов ЭПК и экспертов о дате, времени и месте проведения заседания ЭПК за 5 дней до заседания;
11) заседания ЭПК проводятся один раз в месяц (пятница последней недели месяца);
12) при большом объёме поступивших на рассмотрение ЭПК материалов, а также для рассмотрения неотложных вопросов по решению председателя ЭПК могут проводиться внеплановые заседания комиссии;
13) основанием для отказа по исполнению государственной функции является ненадлежащее оформление представленных документов;
14) полномочия ЭПК определяются положением о ней, которое утверждается начальником управления ГАС.
8. Оформление решений ЭПК по вопросам экспертизы ценности, отбора и включения документов в состав Архивного фонда Новосибирской области
1) решения о включении в состав Архивного фонда Новосибирской области конкретных документов принимаются во время заседания ЭПК управления ГАС;
2) заседание ЭПК ведет председатель ЭПК. В ходе заседания ЭПК эксперты представляют документы в соответствии с повесткой дня. Заключения, подписанные экспертом и членом ЭПК, на представляемые документы и проекты решений ЭПК доводятся до сведения присутствующих на заседании членов ЭПК и обсуждаются, после чего проходит голосование по принимаемому решению;
3) решения ЭПК принимаются по каждому вопросу отдельно большинством голосов присутствующих членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭПК. Особые мнения членов ЭПК отражаются в протоколе или прилагаются к нему;
4) документы считаются включенными в состав Архивного фонда Новосибирской области в случае принятого решения об утверждении описи дел постоянного хранения;
5) заседания ЭПК протоколируются секретарем комиссии. Протокол подписывается председателем и секретарем комиссии в течение 15 дней после заседания;
6) после заседания ЭПК секретарь проставляет штамп об утверждении, согласовании или одобрении документов в течение одного дня;
7) ЭПК управления ГАС принимает решения об утверждении:
примерных перечней документов и перечней проектов научно-технической документации (НТД), подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы, изменений и дополнений к ним;
перечней документов, подлежащих хранению на электронных носителях;
перечней копий (микрокопий) документов, подлежащих постоянному хранению на правах подлинников;
описей и номерников особо ценных дел и документов;
описей дел и документов постоянного хранения, в том числе переработанных и усовершенствованных описей;
описей объединённых архивных фондов;
листов учёта и описания уникальных документов;
актов о неисправимом повреждении документов из фондов ОГУ ГАНО, муниципального учреждения «Новосибирский городской архив», других муниципальных архивов области;
8) ЭПК управления ГАС принимает решения о согласовании:
списков организаций (лиц) – источников комплектования ОГУ ГАНО, муниципального учреждения «Новосибирский городской архив», других муниципальных архивов области, изменений и дополнений к спискам;
положений о центральных экспертных комиссиях и экспертных комиссиях, положений об архивах, инструкций по делопроизводству, индивидуальных номенклатур дел организаций – источников комплектования ОГУ ГАНО и муниципального учреждения «Новосибирский городской архив»;
типовых и примерных номенклатур дел организаций – источников комплектования муниципальных архивов;
описей документов по личному составу и долговременного хранения организаций – источников комплектования;
актов организаций – источников комплектования о выделении к уничтожению документов и дел, имеющих в перечнях отметку «ЭПК», НТД, кинофотофоновидеодокументации с истекшими сроками хранения;
актов описания документов, переработки описей фондов;
актов о создании объединенных архивных фондов ОГУ ГАНО, муниципального учреждения «Новосибирский городской архив», других муниципальных архивов области;
графиков научно-технической обработки документов (упорядочения) документов организаций – источников комплектования ОГУ ГАНО;
списков фондов ОГУ ГАНО, муниципального учреждения «Новосибирский городской архив», других муниципальных архивов области, предположительно содержащих особо ценные документы;
9) ЭПК управления ГАС принимает решения об одобрении:
списков физических лиц – источников комплектования ОГУ ГАНО документами личного происхождения, изменений и дополнений к ним;
проектов методических пособий по вопросам комплектования, экспертизы ценности, организации делопроизводства, разработанных управлением ГАС и ОГУ ГАНО;
10) проекты решений ЭПК в течение 3 дней после принятия дорабатываются секретарем ЭПК с учетом замечаний и предложений, внесенных на заседании, и представляются на подпись председателю ЭПК;
11) секретарем ЭПК составляются выписки из решений ЭПК и направляются для сведения директору ОГУ ГАНО, директору муниципального учреждения «Новосибирский городской архив», руководителям архивных органов муниципальных районов и городских округов, руководителям организаций с сопроводительным письмом начальника управления ГАС.
9. Организация контроля и проверка исполнения решений ЭПК
1) вид контроля и сроки представления информации (если она необходима) о выполнении решений ЭПК определяются в тексте самого решения, в случае их отсутствия устанавливаются председателем ЭПК;
2) секретарь ЭПК по указанию ее председателя организует оперативный контроль за выполнением решений. На заседаниях информирует членов ЭПК о ходе выполнения решений. Снятие с контроля решений ЭПК осуществляется председателем ЭПК;
3) отчет о работе ЭПК ежеквартально представляется к отчету о работе коллегиальных органов управления ГАС в департамент организации управления администрации Новосибирской области.
10. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего административного регламента
1) заявитель (организация – источник комплектования) имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц управления ГАС, осуществляемых в ходе исполнения государственной функции на основании административного регламента в досудебном и судебном порядке;
2) заявитель вправе обжаловать действия или бездействия должностных лиц управления ГАС – начальнику управления ГАС, в комитет по работе с обращениями граждан – общественную приемную Губернатора Новосибирской области, заместителю Губернатора Новосибирской области, курирующему работу управления ГАС;
3) заявитель вправе обратиться с жалобой лично или письменно;
4) при обращении заявителя в письменной форме обращение рассматривается в течение 30 дней с момента регистрации такого обращения.
В исключительных случаях (в том числе при принятии решения о проведении проверки, направлении управлением ГАС запроса в ОГУ ГАНО о представлении дополнительных документов и материалов), а также в случае направления запроса другим государственным органам, органам местного самоуправления и иным должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов начальник управления ГАС, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя;
5) заявитель в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование органа, в которое направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
Дополнительно в обращении могут быть указаны:
наименование органа, должность, фамилия, имя и отчество должностного лица (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;
суть обжалуемого действия (бездействия);
обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;
иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии;
6) по результатам рассмотрения обращения должностным лицом управления ГАС принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении обращения.
Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю по почтовому адресу, указанному в обращении;
7) если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
Управление ГАС при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению).
Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник управления ГАС иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в управление ГАС, или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.
Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить обращение в управление ГАС или соответствующему должностному лицу управления ГАС.
Скачайте приложения:
