ГУБЕРНАТОР НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 02.03.2009. № 73
Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области по исполнению государственной функции по отнесению архивных документов Архивного фонда Новосибирской области к уникальным и особо ценным
В соответствии с постановлением администрации Новосибирской области от 22.08.2006 № 64-па «Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить прилагаемый Административный регламент управления государственной архивной службы Новосибирской области по исполнению государственной функции по отнесению архивных документов Архивного фонда Новосибирской области к уникальным и особо ценным (далее – Административный регламент).
2. Управлению государственной архивной службы Новосибирской области (Попов В.Д.) обеспечить исполнение государственной функции в соответствии с Административным регламентом.
3. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя Губернатора Новосибирской области Хомлянского А.Б.
УТВЕРЖДЕН
постановлением Губернатора
Новосибирской области
от 02.03.2009 № 73
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
управления государственной архивной службы Новосибирской области
по исполнению государственной функции по отнесению
архивных документов Архивного фонда
Новосибирской области к уникальным и особо ценным
I. Общие положения
1. Наименование государственной функции: отнесение архивных документов Архивного фонда Новосибирской области к уникальным и особо ценным (далее – государственная функция).
2. Орган по исполнению государственной функции
Областным исполнительным органом государственной власти Новосибирской области, ответственным за исполнение государственной функции, является управление государственной архивной службы Новосибирской области (далее – управление ГАС).
3. Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение государственной функции
Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004, № 43, ст. 4169; 11.12.2006, № 50, ст. 5280; 03.12.2007, № 49, ст. 6079; 19.05.2008, № 20, ст. 2253);
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007);
приказом Росархива от 09.10.2001 № 75 «Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организации работы по его созданию» (документ опубликован не был);
Законом Новосибирской области от 26.09.2005 № 315-ОЗ «Об архивном деле в Новосибирской области» (Ведомости Новосибирского областного Совета депутатов № 40, 30.09.2005);
постановлением Губернатора Новосибирской области от 18.04.2005 № 222 «Об управлении государственной архивной службы Новосибирской области» («Советская Сибирь», 04.05.2005, № 83; 04.10.2005, № 190; 21.10.2008 № 205).
4. Описание результатов исполнения государственной функции
Результатом исполнения государственной функции является:
1) принятие решения экспертно-проверочной комиссией управления ГАС (далее – ЭПК) об отнесении архивных документов к уникальным или особо ценным документам с изданием приказа начальника управления ГАС о включении уникальных документов в Реестр уникальных архивных документов Новосибирской области (далее – Реестр);
2) принятие решения ЭПК об отказе в отнесении архивных документов к уникальным или особо ценным документам.
5. Описание заявителей при исполнении государственной функции
Заявителями при исполнении государственной функции являются государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки и иные организации, в оперативном управлении или пользовании которых находятся документы Архивного фонда Новосибирской области (далее – заявители).
II. Требования к порядку исполнения государственной функции
6. Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции:
1) информация об исполняемой государственной функции предоставляется непосредственно в помещении управления ГАС, по письменным обращениям, а также по телефону, электронной почте, посредством размещения на сайте управления ГАС;
2) место нахождения управления ГАС и его почтовый адрес: ул. Свердлова, 16, г. Новосибирск, 630007;
3) электронный адрес управления ГАС: mvv@obladm.nso.ru;
4) телефоны управления ГАС: (383)222-60-30 (приемная), 222-62-58 (заместитель начальника управления ГАС), 223-22-89 (начальник отдела по работе с государственными и муниципальными архивами). Факс 222-60-30;
5) официальный сайт управления ГАС: www.sibarchives.ru
6) график работы управления ГАС:
понедельник – четверг: 9.00-18.00;
пятница: 9.00-17.00;
суббота, воскресенье: выходные дни;
7) информация о месте нахождения управления ГАС и его почтовом адресе, адресе электронной почты, контактных телефонах, официальном интернет-сайте, сведения о графике работы размещаются:
на официальном интернет-сайте управления ГАС: www.sibarchives.ru;
на информационном стенде в управлении ГАС.
Сведения о графике работы дополнительно размещаются при входе в помещение управления ГАС.
8) по телефону сотрудники управления ГАС обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам исполнения государственной функции;
9) по письменным обращениям информация направляется по почте в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения;
10) по электронной почте информация направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения;
11) при информировании посредством личного обращения сотрудник управления ГАС обязан принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком работы управления ГАС:
вторник, среда: 9.00-13.00;
четверг: 14.00-18.00.
Прием заявителей осуществляется без предварительной записи в порядке очередности.
7. Сроки исполнения государственной функции
Максимальный срок исполнения государственной функции составляет два месяца со дня поступления соответствующих документов в управление ГАС. Сроки прохождения отдельных административных процедур указаны в разделе III.
8. Перечень оснований для отказа в исполнении государственной функции
Непредставление всех необходимых документов, перечисленных в пункте 10 Административного регламента.
9. Требования к местам исполнения государственной функции:
1) требования к размещению и оформлению помещения управления ГАС:
прием заявителей осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях (присутственных местах);
присутственные места включают места для ожидания, информирования и приема заявителей;
в присутственных местах размещаются стенды с информацией для заявителей;
у входа в каждое из помещений размещается вывеска с наименованием помещения;
помещение управления ГАС должно соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам, а также правилам противопожарной безопасности;
присутственные места оборудуются системой кондиционирования воздуха либо вентиляторами;
наличие средств оказания первой медицинской помощи и доступных мест общего пользования (туалетов);
2) требования к местам ожидания.
Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов.
Места ожидания должны быть оборудованы стульями (кресельными секциями) и (или) скамьями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.
Места для оформления документов оборудуются стульями, столами (стойками) и обеспечиваются образцами заполнения документов и письменными принадлежностями.
Место ожидания должно находиться в холле или ином специально приспособленном помещении;
3) требования к оформлению входа в здание.
Центральный вход в здание управления ГАС должен быть оборудован вывеской, содержащей следующую информацию:
наименование;
режим работы;
4) требования к местам для информирования, получения информации и заполнения необходимых документов.
Места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются:
визуальной, текстовой информацией, размещаемой на информационных стендах;
стульями и столами (стойками) для возможности оформления документов.
Информационные стенды, столы (стойки) размещаются в местах, обеспечивающих свободный доступ к ним.
Места для оформления документов оборудуются стульями, столами (стойками) и обеспечиваются образцами заполнения документов и письменными принадлежностями;
5) требования к местам приема заявителей.
В управлении ГАС выделяются помещения для приема заявителей.
Кабинеты приема заявителей должны быть оборудованы вывесками с указанием:
номера кабинета;
фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего прием;
времени перерыва на обед.
Рабочее место специалиста должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, а также принтером.
Специалисты, осуществляющие прием, обеспечиваются личными и (или) настольными идентификационными карточками.
Места для приема заявителей оборудуются стульями и столами для возможности оформления документов.
10. Перечень документов, необходимых для исполнения государственной функции
Для отнесения архивных документов Архивного фонда Новосибирской области к уникальным или особо ценным заявители представляют в управление ГАС с сопроводительным письмом следующие документы:
1) для уникальных документов:
выписку из протокола заседания экспертной комиссии заявителя с предложением об отнесении архивного документа к уникальным;
лист учета и описания уникального документа по форме согласно приложению № 1 к Административному регламенту;
предложение о включении уникального документа в Реестр по форме согласно приложению № 2 к Административному регламенту;
2) для особо ценных дел, документов:
опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник);
заключение архивного органа или учреждения, представляющего опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник), по форме согласно приложению № 3 к Административному регламенту (далее – заключение);
Исполнение государственной функции является бесплатным для заявителей.
III. Административные процедуры
11. Описание последовательности действий при исполнении государственной функции
Реализация государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
1) прием документов от заявителя;
2) рассмотрение научным советом при управлении ГАС (далее – научный совет) документов заявителя об отнесении архивного документа к составу уникальных документов;
3) рассмотрение ЭПК документов заявителя для отнесения архивных документов к уникальным;
4) рассмотрение ЭПК документов заявителя для отнесения архивных документов к особо ценным;
5) направление выписки с решением ЭПК заявителю.
12. Прием документов от заявителя:
1) поступившие в управление ГАС от заявителя документы, необходимые для исполнения государственной функции, регистрируются секретарем управления ГАС в течение 15 минут и направляются на рассмотрение начальнику управления ГАС;
2) после рассмотрения начальником управления ГАС документы заявителя в течение одного дня направляются:
по уникальным документам – секретарю научного совета;
по особо ценным документам – секретарю ЭПК.
13. Рассмотрение научным советом документов заявителя об отнесении архивного документа к составу уникальных документов:
1) секретарь научного совета в течение одного дня проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение научного совета. При выявлении нарушений в составе или оформлении документов, указанных в пункте 10 Административного регламента, секретарь научного совета по телефону информирует заявителя о выявленных нарушениях с целью их устранения в течение трех дней;
2) секретарь научного совета обеспечивает проведение заседания научного совета не позднее одного месяца со дня поступления документов и включает в повестку заседания вопрос о рассмотрении выявленных архивных документов для отнесения их к уникальным;
3) повестка дня очередного заседания научного совета и весь комплект рассматриваемых документов передаются секретарем председателю научного совета не позднее чем за 7 дней до заседания;
4) на заседании члены научного совета проводят обсуждение представленных документов, после чего принимают решение о возможности отнесения представленных архивных документов к уникальным и дальнейшем рассмотрении на ЭПК;
5) решение научного совета принимается большинством голосов присутствующих членов научного совета. При разделении голосов поровну решение принимается председателем научного совета;
6) заседание научного совета протоколируются секретарем. Протокол подписывается председателем и секретарем научного совета в течение 10 дней после заседания;
7) секретарь научного совета составляет выписку из протокола заседания научного совета и направляет ее для сведения заявителю с сопроводительным письмом начальника управления ГАС в течение трех дней после подписания протокола;
8) секретарь научного совета в течение одного дня передает выписку из протокола заседания экспертно-методической комиссии архива, лист учета и описания уникального документа, предложение о включении уникального документа в Реестр, выписку из протокола заседания научного совета секретарю ЭПК для подготовки документов на рассмотрение ЭПК.
14. Рассмотрение ЭПК документов заявителя для отнесения архивных документов к уникальным:
1) секретарь ЭПК в течение одного дня проверяет комплектность и правильность оформления документов, предлагаемых научным советом для отнесения архивных документов к уникальным и включения уникальных документов в Реестр; готовит проект решения ЭПК и передает их председателю ЭПК для ознакомления и визирования;
2) председатель ЭПК рассматривает полученные документы, визирует и передает их секретарю ЭПК в течение пяти дней для включения в повестку дня очередного заседания ЭПК;
3) на заседании ЭПК рассматриваются поступившие документы заявителя и принимается решение об отнесении архивных документов к уникальным и включении уникальных документов в Реестр в соответствии с Регламентом работы ЭПК или об отказе в отнесении архивных документов к уникальным;
4) протокол и решение ЭПК об отнесении архивных документов к уникальным и включении уникальных документов в Реестр или об отказе в отнесении архивных документов к уникальным подписывается председателем и секретарем ЭПК не позднее 15 дней после заседания;
5) на основании решения ЭПК в течение трех рабочих дней издается приказ начальника управления ГАС об отнесении архивных документов к уникальным и включении уникальных документов в Реестр.
15. Рассмотрение ЭПК документов заявителя для отнесения архивных документов к особо ценным:
1) секретарь ЭПК в течение одного дня проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших для рассмотрения на ЭПК. При выявлении нарушений в составе или оформлении документов, указанных в пункте 10 Административного регламента, секретарь ЭПК по телефону информирует заявителя о выявленных нарушениях с целью их устранения в течение трех дней;
2) секретарь ЭПК в течение одного дня передает члену ЭПК опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник) и заключение архивного органа или учреждения, представляющего опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник);
3) член ЭПК рассматривает полученные документы в соответствии с Регламентом работы ЭПК;
4) секретарь обеспечивает проведение заседания ЭПК не позднее одного месяца со дня поступления документов и включает в повестку заседания вопрос об отнесении документов к особо ценным;
5) повестка дня очередного заседания ЭПК и весь комплект рассматриваемых документов передаются секретарем председателю ЭПК не позднее чем за 7 дней до заседания;
6) рассмотрение документов заявителя об отнесении архивных документов к особо ценным на заседании ЭПК осуществляется в соответствии с Регламентом работы ЭПК;
7) протокол и решение ЭПК об отнесении архивных документов к особо ценным или об отказе в отнесении архивных документов к особо ценным подписывается председателем и секретарем ЭПК не позднее 15 дней после заседания.
16. Направление выписки с решением ЭПК заявителю:
1) секретарь ЭПК оформляет выписку с решением ЭПК из протокола заседания ЭПК и направляет ее для сведения заявителю с сопроводительным письмом начальника управления ГАС в течение трех дней после подписания протокола.
Блок-схема исполнения государственной функции представлена в приложении № 4 к Административному регламенту.
IV. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции
17. Текущий контроль за соблюдением и исполнением положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции, а также принятием решений, осуществляет заместитель начальника управления ГАС – председатель ЭПК управления ГАС.
Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками управления ГАС положений Административного регламента.
18. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы управления ГАС) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной функции приказом начальника управления ГАС формируется под руководством заместителя начальника управления ГАС комиссия, в состав которой включаются специалисты управления ГАС.
Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению. Справка подписывается всеми членами комиссии.
По результатам проведения проверок в случае выявления нарушений прав заявителей виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
V. Порядок обжалования действия (бездействия) должностных лиц
управления ГАС, а также принимаемых ими решений при исполнении
государственной функции
19. Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц управления ГАС, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции в соответствии с Административным регламентом:
1) заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц управления ГАС – начальнику управления ГАС, в комитет по работе с обращениями граждан – общественную приемную Губернатора Новосибирской области, заместителю Губернатора Новосибирской области, курирующему работу управления ГАС, в судебном порядке;
а) заявитель вправе обратиться с жалобой лично или письменно;
б) при обращении заявителя в письменной форме срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней с момента регистрации такого обращения;
в) заявитель в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование органа, в которое направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату;
в случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии;
г) по результатам рассмотрения обращения должностным лицом управления ГАС принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в их удовлетворении;
письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю по почтовому адресу, указанному в обращении;
д) если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается;
управление ГАС при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;
если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению);
Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник управления ГАС иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в управление ГАС или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.
Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить обращение в управление ГАС или соответствующему должностному лицу управления ГАС;
2) заявитель вправе обратиться с заявлением в федеральный суд общей юрисдикции.
Скачайте приложения:
